COVID-19 : Les clés d’une communication patient efficace

Contexte sanitaire anxiogène, nouveau protocole d’accueil et de prise en charge des patients … ce printemps 2020 a bouleversé la profession. Force est de constater qu’il est important d’adopter de nouveaux réflexes et de nouvelles habitudes en termes de communication patient afin de rester efficient. Comment renouer le contact avec ses patients ? Les inciter à revenir en cabinet ? Accueillir ces patients qui, non ou mal accompagnés, décident de changer de praticien ?

Nous avons identifié 3 enjeux pour lesquels nous vous apportons des solutions :

1. Renouez le contact et gardez un lien étroit

Le SMS un canal de communication efficace et ultra-adaptable

Informer ses patients de la fermeture de son cabinet vous parait naturel ?

Il est en est de même pour la réouverture… un SMS d’information suffit pour communiquer avec vos patients sur votre capacité à les recevoir, sur vos préconisations de prise en charge, sur le suivi.

Votre agenda se remplit et les derniers rendez-vous sont déjà programmés dans plus d’un mois, attention aux lapins ! Synonymes de perte financière et de temps, l’impact est d’autant plus important en ce moment.

Prémunissez-vous et programmez vos rappels de rendez-vous par SMS pour éviter une annulation ou un oubli de dernière minute.

(Re)découvrez notre conférence en ligne sur notre module SMS

PROTOCOLE :

1. Confirmation de rendez-vous : envoyez une confirmation de rendez-vous par SMS au patient le jour de la prise de rendez-vous.

2. Rappel de rendez-vous : J-7, un SMS de rappel est transmis automatiquement au patient. Vous optimisez le temps de votre assistant(e) qui n’a pas besoin d’effectuer les rappels par téléphone.

3. Gestion des annulations de dernière minute : envoyez un ultime SMS à J-2 par exemple avec la possibilité de réponse du patient. En cas de réponse négative, vous recevez alors une notification vous informant de l’annulation du rendez-vous.

4. Remplacement d’un rendez-vous annulé via la liste d’attente : un processus automatique se lance afin de trouver un patient susceptible d’être intéressé par le créneau disponible.

La téléconsultation, un moyen de garder le contact en toute sécurité

La situation de votre patient ne relève pas d’une urgence mais il a besoin d’être rassuré ? Il présente des symptômes du COVID-19 et vous souhaitez reporter sa venue au cabinet ? Proposez la téléconsultation. Cela vous permettra de lui apporter une information médicale à distance, ou encore de lui fournir quelques conseils. Si besoin, vous pourrez même lui transmettre par mail une prescription. La téléconsultation est un excellent moyen de parfaire sa relation patient et d’assurer la sécurité de tous.

2. Sensibilisez vos patients

Envoyer le protocole de prise en charge et les informations utiles par SMS ou par email

Lorsqu’un rendez-vous est donné à un patient, il est important de lui envoyer les recommandations et les informations nécessaires pour assurer la sécurité de tous :

Port du masque obligatoire dès l’entrée du cabinet
Pas de contact physique avec le personnel soignant
Respect des distances de sécurité : laisser plus d’un mètre de distance avec toute autre personne
Se laver les mains avant d’entrer dans le cabinet (gel hydroalcoolique)
Ne pas venir accompagné (dans la mesure du possible)
Être ponctuel (très important pour limiter le croisement de patients)
Ne pas apporter d’affaires non nécessaires (sac, manteau, …)

Il s’agit, pour vous, de réduire les risques dans votre organisation et c’est aussi l’occasion d’informer votre patient du protocole de prise en charge dont il fera l’objet lors de sa venue au cabinet.

L’envoi du protocole de prise en charge pour chaque patient est fastidieux ? Procédez à un envoi groupé par SMS ou par mail en utilisant la fonction recherche multicritère pour récupérer rapidement la liste des patients !

Encore plus de possibilités avec la nouvelle fonctionnalité de recherche multicritères dans la prochaine version Julie. A découvrir dès le mois de juin !

Réactualisez votre affichage au cabinet !

Afficher les consignes et les mesures de précaution à destination des patients.

Accueil, salle d’attente, sanitaires… voici des affiches à télécharger et à imprimer.

1/ Gestes barrières grand public

2/ Lavage des mains au gel hydralcoolique.

3/ Procédure d’habillage et déshabillage

4/ Coronavirus, les signes bénins

5/ Coronavirus, les signes graves

6/ Stickers pour cabinet dentaire

Retrouvez toutes les astuces Julie en téléchargeant

notre guide des astuces logicielles

pour une organisation efficace !

Relancez votre activité, optimisez votre temps

et votre organisation tout en continuant

à vous protéger, vous et vos patients, face au COVID.

3. Gérez votre image

Utilisez votre site internet et les réseaux sociaux pour démontrez vos actions
en termes de sécurité

Ces canaux sont idéaux pour communiquer sur les mesures de sécurité prises par le cabinet et rassurer vos patients.

Vous êtes prêts à les recevoir en toute sécurité ? Montrez-le !

Photos du cabinet, de l’équipe, publication des protocoles, … partagez avec vos (futurs) patients votre expérience de réouverture.

Vous pouvez aussi en profiter pour partager des vidéos préventives (techniques de brossage, utilisation du fil dentaire ou brossette) et engendrer une prise de conscience sur l’importance du suivi des soins dentaires.