Conditions Générales de Vente

1 & 2. Application – Objet.

Les présentes conditions générales de vente (les « CGV ») s’appliquent à tout contrat, notamment de Licence, de maintenance, ou de prestations de services sous forme d’abonnement ou de prestation unique, conclu par un professionnel de l’art dentaire (le « Client ») avec Julie ayant pour nom commercial :Julie Solutions, société par actions simplifiée immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Meaux sous le numéro 838 336 246, dont le siège social est situé 12, rue de la maison rouge – 77185 Lognes, quel qu’en soit le moyen, la forme ou le lieu.

Les CGV complètent, pour chaque contrat conclu par le Client avec Julie, les conditions particulières spécifiquement applicables, qui prévalent toujours sur les CGV en cas de discordance ou de contrariété.

Tout contrat implique l’adhésion totale et sans réserve du Client aux conditions particulières spécifiquement applicables et aux CGV et sa renonciation à toute autre condition.

Toute clause contraire opposée par le Client, émanant notamment de ses conditions générales d’achat, est donc inopposable à Julie, quel que soit le moment où elle aura été portée à sa connaissance.

Les dérogations aux CGV n’engagent Julie, que si elles ont été acceptées par Julie par écrit et ne sont valables que pour le ou les contrats concernés. Le fait que Julie ne réclame pas l’application de l’une quelconque des clauses des CGV à un moment donné ne saurait être interprété comme une renonciation de sa part à se prévaloir ultérieurement d’une telle clause.

Julie se réserve le droit de modifier son offre de produits et de services à tout moment en respectant un délai de prévenance de 8 semaines. Julie se réserve le droit de corriger, à tout moment et sans préavis, les erreurs éventuelles figurant sur sa documentation commerciale, notamment concernant les prix ou les quantités. Les photos ne sont jamais contractuelles.

3. Durée.

Selon les services souscrits, la durée d’engagement sera précisée sur le bon de commande. Le contrat sera ensuite renouvelé par tacite reconduction pour des périodes successives de 12 mois, sauf dénonciation expresse adressée par l’une des parties à l’autre partie par lettre recommandée avec demande d’avis de réception reçue au plus tard un mois avant l’expiration du contrat en cours.

Le délai de rétractation de la vente à distance est fixé à 14 jours à partir de la date d’installation, à condition que l’installation ait lieu au maximum un mois après la date de commande validée par l’acheteur, au-delà d’un mois, la résiliation ne sera plus possible.

4. Devis – Commandes.

Tout contrat se fonde sur un devis établi par Julie (le « Devis ») ou une commande passée par le Client (la « Commande »).

Selon le cas, l’acceptation du Devis par le Client ou l’acceptation de la Commande par Julie matérialise l’accord des parties et, en particulier, l’adhésion totale et sans réserve du Client aux conditions particulières spécifiquement applicables et aux CGV.

Julie se réserve le droit de refuser toute Commande. Toute modification de Commande ou de Devis devra faire l’objet d’un accord écrit préalable de Julie et pourra donner lieu à une modification du prix et des modalités d’exécution.

Seules les données convenues entre les parties dans les documents contractuels (Devis et/ou Commande acceptés, conditions particulières spécifiquement applicables et CGV) ont valeur contractuelle, à l’exclusion des données figurant dans tout autre document (catalogues, etc.).

5. Délais.

Les délais de livraison des produits et les délais de réalisation des prestations communiqués par Julie sont indicatifs ; les retards éventuels ne peuvent donner lieu à aucune demande d’indemnités.

6. Obligations du Client.

Il incombe au Client de vérifier l’adéquation à ses besoins des produits et/ou services faisant l’objet de tout Devis accepté ou de toute Commande passée par lui.

Il lui appartient également de s’assurer de la compatibilité de son environnement technique avec ces produits et/ou services, en tenant compte notamment des spécificités des systèmes nécessaires au fonctionnement de chacun des logiciels et services proposés par Julie.

7. Prix.

Sauf convention contraire, les produits et services sont facturés sur la base des tarifs mentionnés, selon le cas, dans le Devis accepté par le Client ou dans la Commande acceptée par Julie.

Julie se réserve le droit de modifier ses tarifs, à tout moment et sans préavis, sous réserve de la durée de validité de ses Devis.

Les prix s’entendent franco de port et T.V.A. incluse.

8. Paiement.

Sauf convention contraire, le prix des produits et services est payable à la commande. Tout paiement à terme doit être accepté, au préalable et par écrit, par Julie. Aucun escompte ne sera pratiqué pour paiement comptant ou dans un délai inférieur à celui convenu entre les parties. Toutes les transactions effectuées avec des cartes de crédit et de débit sont débitées au moment de l’achat.

Seul l’encaissement effectif d’un titre créant une obligation de payer (chèque ou autre) constitue un paiement au sens de la présente clause, et non la seule remise d’un tel titre. Les paiements ne peuvent être suspendus ou faire l’objet d’une quelconque compensation, sans l’accord écrit et préalable de Julie.

Toute somme non payée à l’échéance fixée donnera lieu, de plein droit et sans mise en demeure préalable, à intérêts de retard. Les intérêts seront calculés depuis la date d’échéance jusqu’au jour du complet paiement, au taux d’intérêt légal en vigueur, à cette date, majoré de 10 points de pourcentage.

En plus des intérêts de retard susvisés, tout Client en situation de retard de paiement devra de plein droit à Julie une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, dont le montant ne pourra être inférieur à 40 Euros. Julie pourra demander au Client de payer tous les frais supplémentaires de recouvrement, sur justificatif.

Julie pourra, si bon lui semble, prononcer l’exigibilité immédiate de toute somme pour laquelle elle avait consenti un terme de paiement, suspendre l’exécution ou prononcer la résolution de tout contrat en cours, et ce de plein droit, sans mise en demeure ou notification préalable.

Pour les abonnements, tout impayé non recouvré sous 10 jours après la date de refus de paiement, donnera le droit à la société Julie d’arrêter l’accès au service concerné. Chaque impayé découlant du client, engendra la facturation d’une somme forfaitaire de 15€TTC pour couvrir les frais bancaires et les frais liés à la gestion des impayés.

9. Propriété industrielle et intellectuelle.

L’éditeur conserve la propriété intellectuelle et/ou industrielle de tout procédé, concept, savoir-faire ou technique acquis préalablement à la conclusion des présentes. À cet égard, le Client reconnaît que l’usage qui lui est concédé de toutes marques et/ou brevet appartenant à l’éditeur et, de façon générale, de tous droits de propriété intellectuelle et/ou industrielle appartenant à l’éditeur, ainsi que des signes distinctifs, ne lui confère aucun droit de propriété. Le Client s’engage à signaler à l’éditeur toute atteinte à ses droits dont il pourrait avoir connaissance, de façon que l’éditeur puisse prendre toute mesure nécessaire aux fins d’assurer la sauvegarde des droits de l’éditeur.

10. Protection des données personnelles.

Lors de toute Commande ou acceptation de Devis par un Client, des informations à caractère personnel sont susceptibles d’être collectées et de faire l’objet d’un traitement.

Julie est responsable du traitement des données collectées et déclare respecter ses obligations à ce titre et en garantir ses Clients.

Conformément aux dispositions en vigueur, les Clients disposent d’un droit d’accès et de rectification, un droit à l’effacement, un droit à la limitation du traitement, un droit d’opposition et un droit à la portabilité des données à caractère personnel les concernant, qu’ils peuvent chacun exercer auprès de Julie en écrivant à l’adresse suivante : 12 rue de la maison rouge 77185 Lognes ou par email ; RGPD@julie.fr.

Julie met en œuvre toutes les mesures de sécurité afin de garantir la protection et la sécurité des données des Clients, en particulier à l’égard de l’accès non autorisé d’un tiers.

Pour plus d’informations sur notre politique de protection des données personnelles, nous vous invitons à consulter la rubrique Politique de Confidentialité. « Cliquez ici ».

11. Force majeure – Empêchement.

Aucune des deux parties n’aura failli à ses obligations contractuelles, dans la mesure où leur exécution sera retardée, entravée ou empêchée par un cas fortuit ou une force majeure. Sera considéré comme cas fortuit ou force majeure tous faits ou circonstances irrésistibles, extérieurs aux parties, imprévisibles, inévitables, indépendants de la volonté des parties et qui ne pourra être empêché par ces dernières, malgré tous les efforts raisonnablement possibles. De façon expresse, sont considérés comme cas de force majeure ou cas fortuits, outre ceux habituellement retenus par la jurisprudence des cours et des tribunaux français : la guerre, le blocage des moyens de transports ou d’approvisionnements, tremblements de terre, incendies, tempêtes, inondations, foudre, l’arrêt des réseaux de télécommunication ou difficultés propres aux réseaux de télécommunication externes aux parties, le manque de moyens de transport empêchant l’acheminement des produits ou la fourniture des services au lieu convenu et tout événement à l’origine de la destruction complète ou partielle des locaux de Julie. La partie qui invoque la survenance d’un événement de force majeure doit en avertir l’autre partie sans délai, par lettre recommandée avec accusé de réception. Les deux parties se rapprocheront alors, dans un délai d’un mois, sauf impossibilité due au cas de force majeure, pour examiner l’incidence de l’événement et convenir des conditions dans lesquelles l’exécution du contrat sera poursuivie. Si le cas de force majeure a une durée supérieure à trois mois, le contrat pourra être résilié par la partie lésée.

Dans l’hypothèse où Julie se trouverait dans l’impossibilité de poursuivre la fourniture de certains services du fait de la défaillance d’un de ses partenaires, fournisseurs ou sous-traitants, elle sera en droit de résilier le contrat correspondant par lettre recommandée AR, avec un préavis de trois mois, sans que le Client puisse lui réclamer une quelconque indemnité ou réparation. La facturation des prestations prendra alors fin à l’échéance du préavis. Elle donnera lieu, le cas échéant, au remboursement au Client de l’excédent réglé, calculé prorata temporis entre la date de résiliation et l’échéance initialement prévue.

12. Loi Applicable – Tribunaux Compétents.

Le contrat est soumis au droit français. En cas de contestation relative à l’interprétation ou à l’exécution du contrat, les parties devront se rapprocher en vue de parvenir à un accord amiable. À défaut, LES TRIBUNAUX DU SIEGE SOCIAL De Julie,  SERONT SEULS COMPETENTS POUR CONNAITRE DES LITIGES, même en cas d’appel en garantie, d’appel incident, de pluralité de défendeurs, et sans que les clauses attributives de juridiction pouvant exister sur les documents du Client puissent mettre obstacle à l’application de la présente clause. Julie fait élection de domicile en son siège social, situé 12, rue de la maison rouge 77185 Lognes.

Réf : JU-MK-F02-54-N

ARTICLE 1 – OBJET

Synapse Medicine a développé les Produits Synapse destinés à fournir une aide à la prescription (LAP) et à la dispensation (LAD) afin de vous informer sur le bon usage des produits de santé. Si les Produits Synapse permettent d’aider les Professionnels de Santé, ils n’ont pas vocation à les remplacer dans la prescription ou la dispensation de médicament.
Certains Produits Synapse, identifiés à l’Article « Définitions », sont des Dispositifs Médicaux au sens de la Règlementation Applicable aux Dispositifs Médicaux. En sa qualité de Fabricant de Dispositifs Médicaux, Synapse Medicine se conforme à la réglementation applicable aux dispositifs médicaux.
Les présentes CGU ont pour objet de déterminer les conditions dans lesquelles Synapse Medicine vous autorise l’accès et l’utilisation des Produits Synapse via le Logiciel du Partenaire. L’utilisation des Produits Synapse est également soumise aux termes et conditions prévues dans votre contrat avec le Partenaire.
En accédant aux Produits Synapse, en les installant et de manière plus générale en les utilisant, vous reconnaissez avoir lu, compris et accepté d’être lié par les présentes CGU.

ARTICLE 2 – DÉFINITIONS

Les termes qui sont mis en évidence avec une majuscule dans les CGU ont le sens qui leur est donné ci-après :
i. « Client » désigne la structure d’exercice ou le Professionnel de Santé qui a conclu un contrat avec le Partenaire pour permettre aux Utilisateurs d’accéder au Logiciel et aux Produits Synapse.
ii. « Dispositif Médical » : certains Produits Synapse intégrés par le Partenaire dans le Logiciel et destinés à être utilisés par le Professionnel de Santé à l’égard d’un patient à des fins notamment de diagnostic, de prévention, de contrôle, de traitement, d’atténuation d’une maladie ou d’une blessure conformément au Règlement (UE) 2017/745 et à la Directive 93/42/CE. Le Partenaire peut choisir de proposer aux Professionnels de Santé une partie ou la totalité de ces Dispositifs Médicaux :

• API Système de sécurisation médicamenteuse ;
• Widget Analyse Clinique ;
• Widget Interactions Médicamenteuses ;
• Widget Effets Indésirables ;
• Widget Recommandations Gériatrie ; et/ou
•  Widget Analyse de Posologie.

iii. « Données d’usage » : des données résultant d’un traitement de données de santé anonymisées et enregistrées par des trackers lors de l’utilisation des Produits Synapse par l’Utilisateur.
iv.« Données de l’Utilisateur » : les données collectées lors de l’usage par l’Utilisateur des Produits Synapse afin de répondre aux besoins de traçabilité réglementaire relatifs aux dispositifs médicaux, d’amélioration des Produits Synapse et/ou d’analyse statistique. Ces données, non sensibles et d’usage incluent :

• l’identité et les coordonnées de l’Utilisateur (nom, prénom, e-mail),
• les données de connexion (adresse IP, type d’ordinateur utilisé, device informatique, horodatage des accès),
• le User_ID (identifiant unique pseudonymisé par une clé de chaînage chez le Partenaire, attribué à l’Utilisateur par le Partenaire, permettant de suivre son activité sans révéler son identité réelle et sans données nominatives directes),
• le numéro RPPS (numéro d’identification officiel du Professionnel de Santé utilisé à des fins de matériovigilance),
• le logiciel métier utilisé (nom et version du Logiciel intégrant les Produits Synapse pour compatibilité et suivi technique) et la spécialité ainsi que le type d’exercice pour personnalisation et amélioration des produits.

v.« CGU » : les présentes conditions générales d’utilisation.
vi.« Logiciel » : le logiciel édité par le Partenaire que vous utilisez et dans lequel les Produits Synapse ont été intégrés.
vii.« Manuel d’Utilisation » : les indications fournies par Synapse Medicine pour informer l’Utilisateur de la destination et de la bonne utilisation des Produits Synapse et des précautions à prendre.
viii.« Obligations RGPD dans le cadre du traitement des données à caractère personnel » : le document relatif aux traitements des données personnelles disponible à l’adresse suivante : https://www.synapse-medicine.com/fr/obligations-rgpd.
ix.« Partenaire » : l’éditeur du Logiciel utilisé par l’Utilisateur et dans lequel sont intégré les Produits Synapse.
x.« Partie(s) » : individuellement ou collectivement l’Utilisateur et/ou Synapse Medicine.
xi.« Produits Synapse » : les éléments intégrés dans le Logiciel par le Partenaire, qui vous sont mis à disposition par Synapse Medicine.
xii.« Professionnel de Santé » : les professionnels de santé habilités par la législation applicable à prescrire et délivrer des médicaments.
xiii.« Règlementation Applicable aux Dispositifs Médicaux » désigne, selon le Dispositif Médical concerné, le Règlement 2017/745 relatif aux dispositifs médicaux, modifiant la directive 2001/83/CE, le règlement (CE) no 178/2002 et le règlement (CE) no 1223/2009 et abrogeant les directives du Conseil 90/385/CEE et 93/42/CEE (« RDM ») et/ou la directive européenne du Conseil en date du 14 juin 1993 relative aux dispositifs médicaux, abrogée par le Règlement (UE) 2017/745.
xiv.« Responsable de traitement » : la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement; lorsque les finalités et les moyens de ce traitement sont déterminés par le droit de l’Union ou le droit d’un État membre, le responsable du traitement peut être désigné ou les critères spécifiques applicables à sa désignation peuvent être prévus par le droit de l’Union ou par le droit d’un État membre.
xv.« Société Affiliée » : toute société, française ou étrangère, quelle que soit sa forme juridique, qui, directement ou indirectement, contrôle, au sens de l’article L.233-3 du Code de commerce, une Partie ou est sous le contrôle d’une Partie.
xvi.« Sous-traitant » : la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données personnelles pour le compte du responsable du traitement.
xvii.« Synapse Medicine » : l’éditeur des Produits Synapse : Synapse Medicine SAS, société par actions simplifiée au capital de 35 484,11 euros dont le siège social se situe 17 Rue Vauban, 33000 Bordeaux, France et immatriculée au RCS de Bordeaux sous le numéro 827 466 590.
xviii.« Utilisateur » ou « vous » : tout utilisateur, et donc seul détenteur des codes d’accès, des Produits Synapse intégrés dans le Logiciel souscrit par le Client auprès du Partenaire et qui doit être un Professionnel de Santé.

 

ARTICLE 3 – CONDITIONS D’UTILISATION

3.1 UTILISATION DES PRODUITS SYNAPSE
Sous réserve du paiement du prix et pour la durée prévue dans les CGU, Synapse Medicine vous concède, en tant qu’Utilisateur, un droit d’utiliser la version exécutable des Produits Synapse intégrés dans le Logiciel. Ce droit est non exclusif, non transférable, non sous-licenciable et non cessible, et vous est concédé aux seules fins d’exercer vos propres activités professionnelles.
Ce droit est conditionné au respect des CGU, du Manuel d’Utilisation et des règlements, lois et normes en vigueur ainsi que des règles déontologiques et professionnelles applicables à vos activités.
Avant toute utilisation des Produits Synapse, il vous appartient d’analyser leurs caractéristiques fonctionnelles et techniques et d’en vérifier l’adéquation avec vos propres besoins et activités professionnelles.
Vous êtes responsable de la personnalisation des paramétrages du Logiciel dans lequel sont intégrés les Produits Synapse, de la création et de l’usage des contenus que vous y insérez.
Vous devez vous assurer que tout usage que vous effectuez des Produits Synapse, toute donnée ou paramètre que vous intégrez est sans erreur, stable et n’est pas susceptible de perturber le fonctionnement des Produits Synapse. Ainsi, vous vous engagez à vous assurer que toutes données et contenus intégrés dans les Produits Synapse sont exempts de tout virus connu, et que vous disposez de tous les droits nécessaires.

Synapse Medicine fait ses meilleurs efforts afin de rendre les Produits Synapse disponibles 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, indépendamment des opérations de maintenance effectuées dans les conditions prévues à l’Article « Support ». A ce titre, Synapse Medicine est tenue d’une obligation de moyens. Vous reconnaissez en particulier que les contraintes du réseau Internet ne permettent pas à Synapse Medicine de garantir la sécurité, la disponibilité et l’intégrité des transmissions de données effectuées par l’intermédiaire des systèmes de communication. Synapse Medicine ne vous garantit donc pas que les Produits Synapse fonctionnent sans interruption, sans dysfonctionnement ou toute autre erreur liée aux contraintes du réseau Internet.

3.2 RESTRICTIONS D’UTILISATION
De manière générale, et sans que cette liste puisse être considérée comme exhaustive, il vous est interdit :
● d’utiliser les Produits Synapse si vous n’êtes pas un Professionnel de Santé ;
● d’utiliser les Produits Synapse, leurs contenus ou le Manuel d’Utilisation à d’autres fins que celles strictement prévues au sein des présentes CGU ou de toute manière interdite par une disposition légale ou réglementaire, en ce inclus en violation des droits de propriété intellectuelle ou des règles applicables aux données personnelles ;
● de contourner ou mettre en péril la sécurité des Produits Synapse ;
● de copier, télécharger, reproduire, extraire, représenter, enregistrer, capturer, traduire, modifier, adapter, arranger, étudier à rebours, décompiler, désassembler, par tout procédé ou moyen, tout ou partie des Produits Synapse, de leurs contenus ou du Manuel d’Utilisation ;
● de vendre, céder, sous-licencier, mettre en leasing, distribuer par tous moyens ou plus largement communiquer ou mettre à disposition par tous moyens, directement ou indirectement, à titre temporaire ou permanent, les Produits Synapse à un tiers ou de permettre à un tiers non agréé par Synapse Medicine d’intervenir sur les Produits Synapse ou d’accéder aux Produits Synapse, leurs contenus ou le Manuel d’Utilisation ;
● de corriger des erreurs, défauts et toute autre anomalie des Produits Synapse ;
● de tenter d’obtenir ou de permettre un accès non autorisé aux Produits Synapse, leurs contenus, le Manuel d’Utilisation ou à ses systèmes ou réseaux connexes ;
● de saisir, stocker ou transférer, sur ou via les Produits Synapse, des données, sous quelque forme que ce soit, de nature illicite ou qui enfreignent les droits, notamment de propriété intellectuelle de Synapse Medicine ou de tiers ou de nature diffamatoire, injurieux, obscène, offensant, violent ou incitant à la violence, de nature politique, raciste ou xénophobe, et, de manière générale, tout contenu contraire aux lois et règlements en vigueur ;
● d’entraver ou perturber l’utilisation, l’intégrité ou les performances des Produits Synapse (y compris des données et contenus qu’ils contiennent), des serveurs, des réseaux connectés aux Produits Synapse, ou refuser de se conformer aux conditions requises, aux procédures, aux règles générales ou aux dispositions réglementaires applicables aux réseaux connectés aux Produits Synapse ; ou
● d’accéder aux Produits Synapse et leurs contenus à des fins de surveillance de sa disponibilité, de ses performances ou de ses fonctionnalités, ou à d’autres fins d’évaluation comparative ou concurrentielles.

 

Vous devez informer le Partenaire dans les meilleurs délais de tout fait anormal pouvant avoir une conséquence sur le bon fonctionnement des Produits Synapse, ou pouvant être à l’origine d’une panne.
Vous détenez seul la possibilité de choisir de sauvegarder ou non les données dans les Produits Synapse, de les conserver, de les partager, de les envoyer ou de les détruire. Vous assumez seul la responsabilité de vos choix. Synapse Medicine attire votre attention sur le fait qu’il vous appartient de prendre toutes les dispositions pour assurer la sécurité de vos données et fichiers à l’occasion de sauvegardes fréquentes dont il vous appartient de vous assurer de la qualité, au besoin, en souscrivant une assurance couvrant les conséquences de ce type de risque. Synapse Medicine ne saurait être tenu responsable des conséquences de la perte, altération ou de l’endommagement de toute application, logiciel, y compris les Produits Synapse, ainsi que des données qu’ils contiennent, dont en particulier si vous n’avez pas conservé une copie de sauvegarde.

3.3 ERREURS ET OMISSIONS
Vous êtes informé que les Produits Synapse, utilisant l’intelligence artificielle, alimentent leurs résultats à partir de plusieurs dizaines de milliers de notices de médicaments. Les algorithmes parcourent en permanence les documents afin d’assurer une information fiable et actualisée.
Synapse Medicine s’engage à mettre à jour toutes les informations concernant les médicaments, conformément aux recommandations de bonnes pratiques et aux données acquises de la science. Synapse Medicine s’engage à mettre à jour toutes les informations concernant les médicaments, conformément aux recommandations de bonnes pratiques et aux données acquises de la science. Vous êtes informé que les Produits Synapse mentionnent l’ensemble des sources d’information utilisées, comportant des liens vers leur version la plus récente. Synapse Medicine s’engage à ce que les données intégrées dans les Produits Synapse soient issues des dernières versions disponibles des sources utilisées, dans la mesure de leur accessibilité, et à mettre régulièrement à jour les Produits Synapse afin de refléter l’évolution de ces sources. Synapse Medicine ne saurait être tenu responsable de l’absence ou du retard de mise à jour des données issues des sources externes référencées, dont la responsabilité relève exclusivement des organismes qui les publient.

Concernant les Dispositifs Médicaux, Synapse Medicine s’engage, en tant que fabricant de dispositifs médicaux, à établir, documenter, mettre en oeuvre et maintenir un système de gestion des risques et un système de gestion qualité, à réaliser un suivi clinique après commercialisation et à appliquer un système de surveillance après commercialisation ainsi qu’un rapport périodique actualisé de sécurité pour maintenir lesdits produits conformes aux exigences réglementaires applicables.

3.4 SUPPORT
Le Partenaire effectue le service de support et d’assistance technique nécessaire aux Produits Synapse et reste ainsi votre interlocuteur unique.
Synapse Medicine se réserve le droit d’interrompre momentanément, à tout moment et sans préavis, le fonctionnement des Produits Synapse afin d’effectuer des opérations de maintenance, de mises à jour ou pour faire évoluer le contenu des Produits Synapse.

 

ARTICLE 4 – CONDITIONS FINANCIERES & DUREE

Le prix de la souscription aux Produits Synapse est de 20€ TTC / mois / Utilisateur dans le cadre d’un paiement annuel ou de 24€ TTC / mois / Utilisateur dans le cadre d’un paiement mensuel. Le prix est révisable annuellement au 1er janvier de chaque année. Toute révision de prix vous sera notifiée au moins trente (30) jours avant son application.
Le prix sera facturé et payé selon les termes convenus avec le Partenaire. Le fait de ne pas effectuer les paiements à la date prévue constitue une violation des présentes.
En acceptant les présentes CGU, vous êtes abonné aux Produits Synapse pour une durée initiale d’un (1) an à compter de la date d’acception des CGU. Votre abonnement sera automatiquement renouvelé par période(s) d’un (1) an sauf dénonciation de l’une des Parties par l’envoi d’une lettre recommandée avec un avis de réception à l’autre Partie respectant un préavis d’au moins trois (3) mois avant la date anniversaire de votre abonnement.

 

ARTICLE 5 – PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE

5.1. PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE SUR LES PRODUITS SYNAPSE, LEURS CONTENUS ET LE MANUEL D’UTILISATION
Dans sa relation avec vous, Synapse Medicine demeure le propriétaire exclusif de l’ensemble des droits, en ce inclus les droits de propriété intellectuelle et le savoir-faire, sur les Produits Synapse, incluant l’ensemble des contenus accessibles depuis les Produits Synapse, en ce compris, sans que cela soit limitatif, les marques, logos, textes, données, graphismes, fichiers, images, photographies, vidéos, logos, logiciels, base de données et marques, ainsi que sur le Manuel d’Utilisation.
Les présentes CGU ne sauraient s’analyser, de quelque manière que ce soit, comme vous transférant des droits de propriété intellectuelle relatifs à tout ou partie des Produits Synapse, et/ou aux contenus accessibles depuis les Produits Synapse et/ou au Manuel d’Utilisation.

5.2. DONNÉES DE L’UTILISATEUR
Titulaire des droits nécessaires sur les Données de l’Utilisateur, l’Utilisateur concède à Synapse Medicine pendant la durée d’accès aux Produits Synapse, le droit limité d’utiliser, modifier, adapter et reproduire les Données de l’Utilisateur pour permettre à Synapse Medicine de lui fournir les Produits Synapse.

5.3. DONNÉES D’USAGE

Synapse Medicine utilise les Données d’usage à des fins d’amélioration des Produits Synapse et à des fins commerciales, telles que l’analyse, l’assurance qualité, le développement et l’amélioration des produits et services et l’activité du niveau de service. Ces Données d’usage sont la propriété de Synapse Medicine.

ARTICLE 6 – INDEMNISATION

6.1. INDEMNISATION PAR SYNAPSE MEDICINE

Dans le cas où vous seriez poursuivi par des tiers sur le fondement d’une violation, de droits de propriété intellectuelle de tiers du fait de l’utilisation des Produits Synapse (“Action de Tiers”), Synapse Medicine s’engage à vous défendre contre ces Actions de Tiers et vous remboursera les dommages et intérêts que vous serez tenu de verser en vertu d’une décision judiciaire définitive ou d’une transaction, ainsi que les frais de justice et honoraires raisonnables d’avocat, pourvu que (i) vous informiez immédiatement Synapse Medicine par écrit de la violation prétendue et de l’existence d’une réclamation ou d’un procès, (ii), que vous laissiez à Synapse Medicine le contrôle de la défense et (iii) coopériez au règlement du différend. En complément de ce qui précède, Synapse Medicine s’engage, à ses frais et selon son choix, à :
● Obtenir le droit de poursuivre l’utilisation des Produits Synapse ;
● Remplacer la partie concernée des Produits Synapse par d’autres services équivalents ne constituant pas une atteinte à un droit d’un tiers ;
● Modifier la partie concernée des Produits Synapse de telle façon qu’ils ne constituent plus une atteinte à un droit d’un tiers, sans que lesdites modifications n’affectent de manière substantielle les fonctionnalités ;
● Résilier les CGU, sans droit à indemnité.

 

Les dispositions précédentes constituent l’énumération des seuls recours dont disposera l’Utilisateur et délimitent la responsabilité de Synapse Medicine à cet égard. Cependant, Synapse Medicine n’indemnisera pas l’Utilisateur si les réclamations formulées par des tiers sont causées par :
● Une mauvaise utilisation, une modification ou une adaptation des Produits Synapse par l’Utilisateur et/ou le Partenaire ;
● Le défaut de mise en oeuvre par l’Utilisateur et/ou le Partenaire des préconisations, notamment techniques, de Synapse Medicine ;
● L’utilisation par l’Utilisateur des Produits Synapse en combinaison avec des logiciels et/ou données qui ne sont pas la propriété et/ou concédés par Synapse Medicine ;
● L’utilisation, la commercialisation ou la mise à disposition des Produits Synapse au bénéfice d’un tiers en contradiction avec les termes des CGU ;
● Des informations ou des instructions du Partenaire et/ou un tiers.

 

6.2. INDEMNISATION PAR L’UTILISATEUR
Vous indemniserez et dégagerez de toute responsabilité Synapse Medicine, ses dirigeants, administrateurs et employés à l’égard de toute action, revendication, responsabilité à raison de tout préjudice direct, des dépenses, dommages et intérêts auxquels ceux-ci pourraient être soumis ou condamnés par une décision de justice ou un accord transactionnel et autres responsabilités (en ce compris, les frais de défense et honoraires d’avocat raisonnables) du fait d’une réclamation de tiers qui résulte de votre utilisation des Produits Synapse en non-conformité avec les CGU et de l’utilisation des Données de l’Utilisateur.

 

ARTICLE 7 – RESPONSABILITÉ

L’accès aux Produits Synapse est concédée “EN L’ÉTAT” sans garantie de quelque nature que ce soit, expresse ou tacite, quant à leur qualité, leurs performances ou leurs résultats. En ce sens, la responsabilité de Synapse Medicine ne peut être engagée en cas de panne, difficulté ou interruption de fonctionnement, empêchant l’accès aux Produits Synapse ou à une de ses fonctionnalités de manière temporaire. Vous reconnaissez et acceptez que la responsabilité de Synapse Medicine ne saurait être engagée en cas de dommages liés à l’utilisation du réseau Internet et/ou du réseau Internet mobile.
L’accès et l’utilisation des Produits Synapse sont exclusivement réservés aux Professionnels de Santé. Vous reconnaissez que Synapse Medicine met à votre disposition un service d’aide à la prescription et de dispensation ainsi que d’information sur le bon usage des médicaments et que vous n’êtes aucunement tenu de suivre les recommandations fournies par les Produits Synapse. Il est rappelé en tant que de besoin que les Professionnels de Santé conservent, toute liberté dans leurs prescriptions et leurs dispensations qui seront celles qu’ils estiment les plus appropriées. L’utilisation des Produits Synapse ne saurait donc aucunement remplacer les Professionnels de Santé et constituer le fondement exclusif permettant de justifier une décision médicale telle que la prescription et la dispensation d’un traitement ou bien un arrêt, une modification ou une suspension d’un traitement. Vous comprenez donc que les Produits Synapse ne peuvent en aucun cas vous remplacer dans les choix que vous opérez dans la prescription et la dispensation de médicaments et que par conséquent vous restez seul responsable des prescriptions et dispensations faites auprès de vos patients.
Concernant les Produits Synapse hors Dispositifs Médicaux, la responsabilité de Synapse Medicine ne peut être engagée qu’en cas de faute prouvée ayant causé directement un dommage à l’Utilisateur. Sauf (i) en cas de décès ou dommage corporel, (ii) en cas de dol ou de faute lourde, et (iii) pour les Dispositifs Médicaux, le montant total des dommages et intérêts que Synapse Medicine pourrait être amené à vous verser, toutes causes confondues, est limité à 50% des sommes payées par le Client pour les Produits Synapse au titre de votre utilisation au cours des douze derniers mois qui précédent le fait générateur de responsabilité.
De convention expresse, en aucun cas Synapse Medicine ne pourra être responsable des dommages indirects. Sauf pour les Dispositifs Médicaux, Synapse Medicine n’encourra par ailleurs aucune responsabilité pour les dommages suivants : l’interruption d’activité, la perte de profits, la perte de revenus, la perte de données, la perte de clientèle ou les coûts liés à l’obtention de biens ou services de remplacement, quels que soient le fondement de la responsabilité et la forme de l’action en justice sur la base desquels lesdits dommages sont invoqués, que Synapse Medicine ait été ou non informée de l’éventualité ou de la survenance de tels dommages.
Vous prenez acte de votre responsabilité de protéger toutes les données qui sont enregistrées dans vos systèmes d’information.
Cet Article survivra à la cessation des CGU.

 

ARTICLE 8 – PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES

Les obligations RGPD de Synapse Medicine dans le cadre du traitement des données à caractère personnel sont disponibles à l’adresse suivante : https://www.synapse-medicine.com/fr/obligations-rgpd.
Elles définissent d’une part, les conditions dans lesquelles Synapse Medicine s’engage à effectuer pour le compte du Client et de l’Utilisateur les opérations de traitement de données à caractère personnel ; et d’autre part, les obligations respectives des responsables de traitement et des sous-traitants.

8.1. ENGAGEMENTS DE SYNAPSE MEDICINE EN TANT QUE SOUS-TRAITANT DES DONNÉES PERSONNELLES DE L’UTILISATEUR
S’agissant des données personnelles de l’Utilisateur, le Partenaire agit comme Responsable de traitement et Synapse Medicine agit en qualité de Sous-traitant du Partenaire.
Synapse Medicine s’engage (i) à se conformer à l’ensemble des dispositions légales et réglementaires applicables, en particulier le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 (ci-après, le « RGPD ») et (ii) à imposer des obligations identiques à son personnel ainsi qu’à tous tiers sous son contrôle (y compris ses Sociétés Affiliées et ses Sous-traitants, s’il en existe).
Synapse Medicine garantit que toutes les données personnelles qu’elle pourra détenir ou auxquelles elle pourra avoir accès, ont été obtenues et sont utilisées de manière à garantir une sécurité et une confidentialité appropriées, y compris en ce qui concerne la prévention de tout accès non autorisé à ces données. Vous trouverez plus d’informations dans la Politique de confidentialité de Synapse Medicine.

 

8.2 ENGAGEMENTS DE L’UTILISATEUR EN TANT QUE RESPONSABLE DE TRAITEMENT DES DONNÉES DES PATIENTS COLLECTÉES DANS LE CADRE DE L’UTILISATION DES PRODUITS SYNAPSE
Vous êtes seul responsable de l’usage que vous faites des Produits Synapse et de la collecte, stockage, traitement et plus généralement de toutes utilisations d’informations, à caractère personnel ou non.

Vous reconnaissez avoir la qualité de Responsable de traitement des données personnelles que vous collectez et traitez au moyen du Logiciel et des Produits Synapse et vous faîtes votre affaire de l’accomplissement de toutes formalités, de l’obtention de toutes autorisations, et de la mise en oeuvre de toutes obligations légales ou réglementaires en découlant.
Dans la mesure où Synapse Medicine dispose de la qualité de Sous-traitant agissant au nom et pour le compte de l’Utilisateur dans le traitement de données personnelles, les Parties s’engagent à respecter les dispositions figurant dans les Obligations RGPD dans le cadre du traitement des données à caractère personnel.

 

8.3 DROITS SUR LES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL
Conformément aux lois et réglementation sur la protection des données personnelles, vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’opposition, d’effacement, de suppression de vos données, ainsi qu’un droit à la limitation du traitement de vos données et à leur portabilité. Vous pouvez, si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, saisir la CNIL ou toute autorité judiciaire.
Pour exercer vos droits, vous devez adresser un courrier simple en mentionnant votre identité (nom, prénom, adresse email et photocopie de votre pièce d’identité) au responsable de traitement à l’adresse suivante :

JULIE
12 rue de la maison rouge
77185 Lognes

Ou par courriel à l’adresse suivante : rgpd@julie.fr

Dans la mesure du possible, le sous-traitant aidera le responsable de traitement à s’acquitter de son obligation de donner suite aux demandes d’exercice des droits des Utilisateurs cités précédemment.
Lorsque vous exercez auprès du sous-traitant des demandes d’exercice de leurs droits, le sous-traitant doit adresser ces demandes dès réception par courrier électronique au responsable de traitement.

SAS Synapse Medicine
17 rue Vauban, 33000 Bordeaux
Ou par courriel à l’adresse suivante : dpo@synapse-medicine.com

ARTICLE 9 – CLAUSES RELATIVES AUX DISPOSITIFS MÉDICAUX

Vous êtes informé que, dès lors qu’un problème survient concernant la sécurité, la santé de l’Utilisateur ou du patient concerné, le Partenaire, en tant que distributeur des Dispositifs Médicaux, a l’obligation de transmettre à Synapse Medicine, fabricant des Dispositifs Médicaux, toutes réclamations ou signalements qu’il aurait reçus de votre part, relatifs à des incidents liés ou supposés être liés aux Dispositifs Médicaux.
Dans tous les cas, tout incident ou risque d’incident en lien avec un Dispositif Médical devra faire l’objet d’une notification de votre part à Synapse Medicine sans délai.
De plus, vous êtes informé que les autorités compétentes peuvent effectuer des inspections annoncées et, si nécessaire, des inspections inopinées dans les locaux des opérateurs économiques, ainsi que des fournisseurs et/ou sous-traitants, et, au besoin, dans vos installations.

ARTICLE 10 – SUSPENSION ET/OU FIN DES DROITS D’ACCÈS AUX PRODUITS SYNAPSE

10.1 SUSPENSION ET/OU FIN DES DROITS D’ACCÈS
Vous êtes informé que si vous manquez à vos obligations prévues dans les CGU ou si Synapse Medicine estime qu’il existe un risque pour le fonctionnement, la sécurité et/ou la stabilité des Produits Synapse ou si Synapse Medicine considère ne plus être en mesure de fournir les Produits Synapse conformément à ses obligations légales ou réglementaires, Synapse Medicine pourra prendre toutes mesures nécessaires pour faire cesser ces manquements ou le risque identifié, notamment en suspendant ou en mettant fin à vos droits d’accès à tout ou partie des Produits Synapse et/ou si nécessaire au Logiciel.
Dans la mesure du possible, Synapse Medicine vous informera au préalable par tout moyen, en ce inclus la diffusion d’un message d’alerte au niveau des Produits Synapse. En cas d’urgence, Synapse Medicine se réserve néanmoins le droit de suspendre partiellement ou totalement, pendant une durée raisonnable, et/ou résilier l’accès aux Produits Synapse sans préavis.
Dans l’hypothèse où Synapse Medicine et/ou le Partenaire met fin à vos droits d’accès pour manquement aux CGU par vos soins ou le Client, le Client reste redevable du paiement du prix pour la totalité de la période de souscription en cours qui deviendra automatiquement dû dans sa totalité à la date effective de fin des droits d’accès.

10.2 DÉPENDANCE DES PRODUITS SYNAPSE ET DU LOGICIEL
L’accès aux Produits Synapse est possible uniquement si l’Utilisateur peut accéder au Logiciel du Partenaire. En conséquence, l’Utilisateur reconnaît et accepte que toute suspension ou résiliation, pour quelque cause que ce soit, du contrat entre le Partenaire et le Client, en tout ou partie pour ce qui concerne les Produits Synapse (lorsque cela est possible), entraînera automatiquement et de plein droit la suspension ou la résiliation des CGU. Les CGU sont indissociables du contrat conclu entre le Client et le Partenaire et prendront fin automatiquement dans les mêmes conditions que ce contrat, sans qu’aucune indemnité ne soit due par Synapse Medicine.

10.3 CESSATION DES CGU
A la fin des CGU, pour quelque motif que ce soit, vous vous engagez à ne plus utiliser les Produits Synapse et à restituer sans délai tous les supports appartenant à Synapse Medicine, ou à première demande de Synapse Medicine à procéder à leur destruction et à en justifier dans les plus brefs délais à Synapse Medicine.

ARTICLE 11 – DISPOSITIONS GÉNÉRALES

11.1 MODIFICATIONS
Synapse Medicine se réserve la faculté de modifier les présentes CGU, à tout moment, et pour quelque raison que ce soit, sous réserve de vous en informer au moins trente (30) jours avant leur entrée en vigueur. En poursuivant l’utilisation des Produits Synapse à la fin de ce délai, la nouvelle version des CGU sera considérée comme acceptée.

11.2 DROIT APPLICABLE & COMPÉTENCE
Les CGU sont régies et interprétées selon le droit français, sans référence aux règles de conflit de lois. TOUT LITIGE SUSCEPTIBLE DE SURVENIR ENTRE L’UTILISATEUR ET SYNAPSE MEDICINE PORTANT SUR LA FORMATION, L’INTERPRÉTATION, LA VALIDITÉ, L’EXÉCUTION ET/OU LA RÉSILIATION DES CGU, SERA SOUMIS AUX TRIBUNAUX ET COURS COMPÉTENTS DE BORDEAUX, MÊME EN CAS DE PLURALITÉ DE DÉFENDEURS OU DE DEMANDES D’APPEL EN GARANTIE. LA COMPÉTENCE DES TRIBUNAUX ET COURS DE BORDEAUX S’APPLIQUE ÉGALEMENT AUX PROCÉDURES DE RÉFÉRÉ ET AUX PROCÉDURES CONSERVATOIRES. NONOBSTANT CE QUI PRÉCÈDE, SYNAPSE MEDICINE EST EN DROIT D’INTRODUIRE DES ACTIONS EN JUSTICE VISANT À LA PROTECTION DE SES DROITS DE PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE ATTACHÉS AUX PRODUITS SYNAPSE DEVANT LES TRIBUNAUX DE TOUS PAYS DANS LESQUELS UNE VIOLATION DESDITS DROITS EST COMMISE OU ALLÉGUÉE.

11.3 NULLITÉ
Si un tribunal compétent déclare que l’une des clauses des CGU est nulle, alors cette clause devra être modifiée et interprétée dans des conditions permettant d’accomplir le mieux possible les objectifs de la clause d’origine et les autres clauses conserveront toute leur force et leur portée.

11.4 CESSION
L’Utilisateur autorise Synapse Medicine à céder, tout ou partie des CGU, sur simple notification, à l’une de ses Sociétés Affiliées ou à tout tiers dans le cadre d’une fusion, acquisition, restructuration ou de la vente de la totalité ou de la quasi-totalité de ses actifs ou actions. Le cas échéant, Synapse Medicine sera libéré de ses obligations au titre des CGU à compter de la notification précitée.

ACCORD DE TRAITEMENT ET PROTECTION DES DONNÉES

1. Objet du présent accord

Lors de votre utilisation de la solution logicielle Julie, nous sommes amenés à traiter des données à caractère personnel. Le présent accord a pour objet de vous informer sur les moyens que nous mettons en œuvre pour traiter ces données, dans le respect le plus strict de la réglementation.

💡 En clair Lorsque vous utilisez Julie pour gérer votre cabinet dentaire, nous avons besoin de traiter certaines données sensibles. Ce document vous explique très simplement comment nous les protégeons.

 

2. Identité et coordonnées de l’entité qui traite vos données

L’entité qui intervient sur vos données est Julie, dont l’adresse est située au 12, rue de la Maison Rouge, 77185 Lognes, SAS au capital de 6 368 103,00 €, enregistrée sous le numéro 838 336 246 au R.C.S. de Meaux.

Pour toute demande liées aux données personnelles, un délégué à la protection des données (DPO) a été nommé, que vous pouvez le contacter à l’adresse e-mail : rgpd@Julie.fr. 

Dans le cadre de nos services, les rôles sont strictement définis :

• Le Client (vous : établissement ou professionnel de santé) agit en qualité de Responsable de traitement, qui définit les finalités et les moyens du traitement de données.
• Le Fournisseur (nous : Julie) agit en qualité de Sous-traitant, et opère les traitements définis par le Responsable de traitement.

Le présent contrat définit les instructions de traitement souhaitées par le Client. Toute instruction hors de ce cadre devra être écrite

💡 En clair C’est vous, le professionnel de santé et/ou gestionnaire, qui restez maître et responsable juridique des données et des dossiers de vos patients. Nous ne sommes que votre prestataire technique : nous agissons uniquement sur vos instructions pour faire fonctionner votre logiciel.

 

3. Nature des données à caractère personnel que nous traitons

Dans le cadre de l’utilisation de Julie, nous sommes autorisés à traiter les données nécessaires au fonctionnement de votre cabinet, ce qui inclut :

• Des informations relatives à vos patients (données de santé, informations d’identification).
• Des informations relatives aux collaborateurs et associés de la structure du Client.

Une description détaillée des données traitées est disponible en Annexe 1 de ce document.

💡 En clair Nous traitons exclusivement les informations liées à votre activité de soins : principalement les dossiers médicaux de vos patients et les accès de votre équipe.

 

4. Finalités du traitement et durée de conservation

Ces données sont traitées dans le but de vous fournir le service de gestion des activités du cabinet dentaire. Cela comprend la gestion des dossiers patients, des rendez-vous, l’aide au diagnostic, l’établissement des protocoles de soins, la facturation et la télétransmission, la stérilisation, le pilotage des stocks, ainsi que l’analyse de vos performances.

Nous nous engageons à ne pas accéder aux données de santé en dehors des stricts besoins de maintenance et uniquement sur vos instructions. 

Les données sont hébergées sur vos serveurs en local  et sauvegardées par vos soins. Au terme de la relation contractuelle, vous pouvez conserver vos données sur vos serveurs pour y accéder ou nous demander un export sous format standard de type DSIO ou TDIO. Cette demande fera l’objet d’un devis et sera traitée sous un délai raisonnable).Puis nous procéderons à la suppression définitive de toutes les copies existantes, sauf obligation prévue par la loi nous imposant la conservation des données.

Dans le cas où le Client a autorisé l’accès ou la recopie des données à d’autres professionnels de santé, ces derniers continueront de disposer de leur propre copie des données, sans que le Client puisse solliciter le Fournisseur pour les altérer ou les supprimer.

Une description détaillée des finalités et traitements effectués est disponible en Annexe 1 de ce document.

💡 En clair Vos données servent à une seule chose : soutenir l’exploitation de votre cabinet.. 

5. Destinataires des données collectées et sous-traitance ultérieure

Pour vous fournir un service complet, nous sous-traitons certains traitements à des fournisseurs de confiance, agissant pour notre compte et sur nos instructions, conformément à l’article 28 du RGPD :

• Synapse (aide à la prescription)
• Vidal (aide à la prescription)
• Orisha  (réalisation et émission des Feuilles de Soins Électroniques)
• iCanopée (téléservices)
• Orange/(envoi de SMS).
• IS Management / Ma Sauvegarde (Service de sauvegarde en ligne) sur option payante

Une description détaillée de ces Sous-traitants ultérieurs et de leur périmètre de traitement est disponible en Annexe 2 de ce document.

En tant que Client, vous donnez une autorisation générale pour le recours aux Sous-traitants ultérieurs listés en Annexe 2. Nous nous engageons à informer par écrit le Client de tout projet de changement ou d’ajout d’autres sous-traitants ultérieurs, en indiquant les activités de traitement confiées. Le Client disposera d’un délai raisonnable pour formuler une objection motivée à cette modification. À défaut d’objection dans ce délai, le Client est réputé avoir accepté le nouveau sous-traitant.

💡 En clair Pour certaines fonctionnalités (comme envoyer des SMS à vos patients ou héberger vos données), nous nous appuyons sur quelques partenaires technologiques hautement sécurisés et vous informons de toute modification.

 

6. Cession des données à caractère personnel

Vos données à caractère personnel ne feront jamais l’objet de cessions, locations ou échanges au bénéfice de tiers.

💡 En clair Julie ne vendra et ne louera jamais les données de votre cabinet.

 

7. Sécurité et Notification de violation

L’accès aux données de santé par le support technique de Julie est, par défaut, désactivé ; il ne peut être activé que sur demande spécifique et temporaire de votre part, et fait l’objet d’un suivi rigoureux via un journal d’audit (logs). La majeure partie des collaborateurs en charge du développement et déploiement des services n’a aussi pas accès aux données.

Nous nous engageons à garantir un niveau de sécurité maximal, notamment par le chiffrement des données de santé au repos et lors de leur transfert. De votre côté, vous vous engagez à utiliser les moyens de sécurité mis à votre disposition, comme la limitation des rôles et l’authentification. 

Afin d’assurer un niveau de sécurité maximale nous avons notamment mis en place les mesures organisationnelles et techniques suivantes :

• accès sécurisé et sur authentification au bâtiment , sous alarme et surveillance
• clauses contractuelles et information régulière des collaborateurs
• accès restreints et monitorés des collaborateurs aux outils de travail et systèmes
• gestion des habilitations basée sur le principe du moindre privilège (IAM)
• journalisation des accès et actions sensibles avec conservation sécurisée des logs 
• supervision continue des systèmes et détection des incidents de sécurité 

En cas de violation de données (perte, vol, divulgation), nous nous engageons à vous notifier par écrit dans les meilleurs délais sans excéder 48 heures, en précisant autant que la nature des données touchées, le nombre de patients concernés et les mesures de remédiation prises. Cette notification sera accompagnée de toute la documentation nécessaire pour vous permettre de remplir vos obligations de notification auprès de l’autorité de contrôle (CNIL) et, le cas échéant, auprès des personnes concernées, conformément aux articles 33 et 34 du RGPD.

💡 En clair La sécurité de vos données est notre priorité et nous mettons en place les meilleurs standards organisationnels et techniques. Par exemple, notre équipe support n’a pas accès à vos dossiers patients sans votre autorisation temporaire et tracée. Si, malgré nos défenses, un incident informatique se produisait, nous vous alerterions en moins de 48h.

 

8. Hébergement 

Vos données sont sauvegardées sur votre réseau local, Julie n’héberge pas vos données.

La solution de sauvegarde en ligne sur option opérée par l’entreprise IS Management est certifiée Hébergeur de Données de Santé (HDS), conformément à l’article L.1111-8 du Code de la santé publique. 

Julie intervient uniquement sur les couches applicatives et ne réalise pas d’activité d’hébergement au sens de la réglementation HDS.

La conformité HDS de IS Management  et son certificat peuvent être vérifiées sur https://ma-sauvegarde.com/certifications/

💡 En clair Les données médicales de vos patients sont stockées sur vos serveurs et vous êtes responsables de leur sauvegarde. L’option sauvegarde de données en ligne Julie Back up sauvegarde vos données sur le territoire français. Elles sont stockées dans des serveurs bénéficiant de la plus haute certification de sécurité exigée par l’État (HDS).

 

9. Vos droits

Nous opérons les traitements de données décrits pour votre compte. 

Les personnes concernées (vos patients) exercent leurs droits auprès de vous, en votre qualité de Responsable de Traitement.  Nous n’interviendront que pour vous assister si besoin pour répondre à ces demandes. 

 

Sauf mention contraire de la Loi Applicable ou de toute autre disposition légale ou réglementation applicable, vous pouvez exercer les droits suivants :

• Droit d’accès : pour savoir quelles données nous traitons à votre sujet et en obtenir une copie ;
• Droit de rectification : pour demander la correction de données inexactes ou incomplètes ;
• Droit à l’effacement : pour demander la suppression de vos données lorsque cela est légalement applicable  ;
• Droit à la limitation du traitement : pour restreindre l’utilisation de vos données dans certains cas (lorsque le traitement est illicite, pendant une période de vérification…) 
• Droit d’opposition : pour vous opposer au traitement de vos données fondé sur notre intérêt légitime. Nous pouvons toutefois être amenés à poursuivre le traitement s’il existe des motifs légitimes pour le traitement qui prévalent sur vos droits et libertés ou si le traitement est nécessaire pour constater, exercer ou défendre nos droits en justice. Pour les finalités fondées sur le consentement, l’article 7 du RGPD dispose que vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. Ce retrait ne remettra pas en cause la légalité du traitement effectué avant le retrait.
• Droit à la portabilité : ce droit peut être exercé gratuitement, à tout moment, et notamment lors de la fermeture de votre compte, afin de récupérer et de conserver les données à caractère personnel vous concernant, dans les conditions prévues par le RGPD. Dans ce cadre, nous vous adresserons ces données, par tous moyens jugés utiles, dans un format ouvert standard couramment utilisé et lisible par machine, conformément à l’état de l’art.
• Droit à l’assistance : En tant que responsable de traitement, vous devez aussi pouvoir répondre aux demandes de vos patients. Julie s’engage à vous aider à respecter vos obligations vis-à-vis d’eux, notamment pour l’exercice de leurs droits d’accès, de rectification ou de suppression, ainsi que pour la réalisation d’Analyses d’Impact relatives à la Protection des Données (AIPD ou DPIA) et la consultation préalable de l’autorité de contrôle (CNIL), si nécessaire. Pour toute question, vous pouvez contacter notre équipe à l’adresse gdpr@julie.fr.

En tant que responsable de traitement, vous devez aussi pouvoir répondre aux demandes de vos patients. Julie s’engage à vous aider à respecter vos obligations vis-à-vis d’eux, notamment pour l’exercice de leurs droits d’accès, de rectification ou de suppression. Pour toute question, vous pouvez contacter notre équipe à l’adresse gdpr@julie.fr.

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💡 En clair Vous avez des droits sur vos données, nous les respectons parfaitement. Le RGPD donne aussi des droits à vos patients. Vous restez le seul interlocuteur de vos patients. Notre équipe est là pour vous aider à répondre facilement à leurs demandes.

 

10. Audit et réclamation

 

Afin de vous assurer de notre conformité aux obligations relatives à la protection des données vous disposez d’un droit d’audit tel que défini par le RGPD.

L’intégralité des frais (auditeurs, logistiques, experts internes ou externes) est à votre charge exclusive. Nous vous invitons à nous solliciter au préalable pour passer commande de cet audit.

L’audit ne doit porter que sur les processus et outils liés aux obligations réglementaires de protection des données. Le Client peut effectuer des copies strictement nécessaires à la documentation de l’audit, sous réserve de confidentialité.

Le Fournisseur pourra proposer des éléments de preuve alternatifs (certifications, rapports d’audit tiers, attestations de conformité) afin de limiter la nécessité d’un audit sur site.

L’audit ne doit pas porter atteinte au bon fonctionnement de la solution. Dans le cas contraire, le Client engage sa responsabilité et pourra être amené à indemniser le Fournisseur ou d’éventuels tiers ayant été impactés.

Le rapport d’audit devra être fourni gracieusement à Julie qui disposera alors d’un délai raisonnable pour formuler ses observations sur les conclusions ou recommandations.

 

Pour toute demande d’audit ou autres demandes relatives à la protection des données, notre délégué reste à votre disposition à l’adresse gdpr@julie.fr. Vous disposez aussi du droit de vous adresser à l’autorité compétente en France : la CNIL (Commission Nationale Informatique et Libertés). 

 

Annexe 1. Données et traitements

 

Dans le cadre des services proposés par Julie, nous collectons et traitons ,les données qualifiant le cabinet d’entreprise (ou votre entreprise), ses collaborateurs et partenaires

 

1. Données du cabinet dentaire

 

 

Données	Types d’information	Finalités
identification du cabinet dentaire / entreprise	dénominations commerciales, inscriptions légales, coordonnées (adresses, téléphone, email…)	pouvoir vous connecter à la solution, gérer vos droits
identification des professionnels de santé / collaborateurs	dénomination, coordonnées (adresses, téléphone, email… , identité professionnelle	pouvoir vous connecter à la solution et respecter les/nos contraintes et obligations de fonctionnement et de sécurité
coordonnées bancaires	informations de compte et services bancaires	pouvoir vous facturer nos services et, le cas échéant, ceux des sous-traitants ou partenaires

 

 

 

Annexe 2. Sous-traitants ultérieurs et périmètres

 

Afin de vous fournir les meilleurs services, Julie fait appel à des prestataires qui agissent comme Sous-traitants ultérieurs.  Ces prestataires peuvent avoir accès à vos données mais uniquement dans le cadre et pour les besoins des opérations de traitement mentionnées ci-dessous. Et nous veillons à ce que chacun de ces prestataires mette en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la sécurité et la confidentialité des données traitées.

 

Prestataires	Rôle	Services fournis	Données transmises
Synapse	Sous-traitant ultérieur	Aide à l’établissement d’une prescription médicale conforme aux réglementations, notamment via la fourniture d’une base de données médicamenteuses agréée, sécurisation des prescription	Noms, prénoms, date de naissance Etat physiopathologique du patient : traitements médicamenteux, allergies, affections
Orisha	Sous-traitant ultérieur	Etablissement et transmission des feuilles de soins électroniques	Numéro de Sécurité Sociale Noms, prénoms, date de naissance Actes réalisés à facturer
iCanopée	Sous-traitant ultérieur	Accès au Dossier Médical Partagé, et accès aux téléservices proposés par le système national de santé (Sécurité Sociale et assurances complémentaires)	Numéro de Sécurité Sociale Noms, prénoms, date de naissance
Orange/	Sous-traitant ultérieur	Envoi de SMS	Numéro de téléphone portable, message transmis
IS Management	Sous-traitant ultérieur	Option payante de Sauvegarde de données en ligne	Noms, prénoms, date de naissance, n° Sécurité Sociale, Etat physiopathologique du patient : traitements médicamenteux, allergies, affections

 

Données sensibles

 

Les catégories de données sensibles traitées dans le cadre des services sont les suivantes :

• Données de santé

Il s’agit de données à caractère personnel relevant de l’article 9 du RGPD, incluant notamment les informations médicales, les diagnostics, les traitements, les prescriptions, les affections et l’historique de soins des patients.

Base légale du traitement : ces données sont traitées par le Client en sa qualité de responsable de traitement, sur le fondement :

– de la nécessité du traitement aux fins de la médecine préventive, des diagnostics médicaux, de la prise en charge sanitaire ou sociale, ou de la gestion des systèmes et services de soins de santé, conformément à l’article 9(2)(h) du RGPD ;

– et des obligations légales applicables aux professionnels de santé, notamment en matière de tenue du dossier médical.

 

• NIR / INS (Numéro de sécurité sociale et Identité Nationale de Santé)

Ces identifiants constituent des données à caractère personnel soumises à un régime spécifique en droit français.

Base légale du traitement : le traitement de ces données est fondé sur :

– le respect d’une obligation légale à laquelle est soumis le Client, notamment pour la facturation, la télétransmission des feuilles de soins électroniques et l’identification des patients auprès des organismes d’assurance maladie ;

– et, le cas échéant, sur l’exécution d’une mission d’intérêt public dans le domaine de la santé, conformément à l’article 6(1)(c) et (e) du RGPD.

 

Ces identifiants sont utilisés strictement dans les conditions définies par la réglementation applicable, notamment les référentiels relatifs à l’Identité Nationale de Santé (INS) et aux systèmes de facturation SESAM-Vitale.

 

Nous nous engageons à ne traiter ces données que sur vos instructions et dans le strict respect des finalités autorisées.