FAQ (Foire aux questions) - Julie Software

Comment puis-je connaître le nombre total de mes patients ?

– A partir de la fiche patient, cliquer sur le bouton « Chercher »

– Dans la fenêtre qui s’ouvre, saisir un espace dans le champ « Nom »,
appuyer sur la touche « Rechercher »

– Le résultat de la recherche affiche le nombre de fiche enregistrée :

Comment puis-je connaître le nombre de nouveaux patients sur une

– A partir d’une fiche patient, cliquer sur le menu « Gestion /Recherche multi-critères ». Le critère de recherche sera « la date du 1er soin du patient » pour l’année 2009. Dans la fenêtre qui s’ouvre :
– Double-cliquer sur le dossier « Patients »
– Double cliquer ensuite sur « Etat civil »

Sélectionner « Nom du patient »
Cocher la case « Affichage » puis cliquer sur le bouton « Et logique »

Double cliquer en suite sur « date » puis sélectionner « Premier soin », indiquer dans la partie droite de la fenêtre la période de recherche, par exemple du 01/01/2009 au 01/09/2009 puis cliquer sur le bouton « Et logique ».
Pour lancer la recherche, cliquer sur le bouton « Recherche »
La liste des patients correspondants aux critères apparaîtra à l’écran

Le nombre total des patients sera affiché en bas de l’écran.

Ma carte CPS est bloquée. Comment la débloquer ?

– Quitter Julie
– Cliquer ensuite sur le menu « Démarrer / Programme /Julie / Outils de diagnostic / Télétransmission / Gestion de la carte CPS »
– La fenêtre suivante apparaît alors à l’écran :

– Cliquer sur le menu « Gestion Carte » puis sélectionner « Débloquer code ».
– Saisir le code de déblocage à 8 chiffres (ce code vous a été fourni avec la carte CPS)
– Saisir ensuite le code porteur à 4 chiffres, à ressaisir 2 fois

J’ai un message à la création d’une fse "Vous devez passer en mode non sécurisé" ?

– Cliquer sur le menu « Utilitaires / Fiche du cabinet »
– Cliquer sur le bouton « Lecture carte »
– Saisir le code porteur de la carte CPS
– Une fois la lecture terminée, cliquer sur le bouton « Enregistrer »

J’ai un message à la création d’une fse "la carte n’est peut être pas celle du patient" ?

Relire la carte vitale du patient en cliquant sur l’icône « Lecture carte ». vital

J’ai une nouvelle CPS. Comment faire le changement ?

– Avant d’effectuer le changement de carte, vérifier que toutes les Fse ont été envoyées.
– Cliquer sur le menu « Utilitaires / Fiche du cabinet »
– Cliquer sur le bouton « Lecture carte »
– Saisir le code porteur de la carte CPS
– Une fois la lecture terminée, cliquer sur le bouton « Enregistrer ».

Puis-je générer une FSE sans la carte vitale du patient ?

Ce mode de création de Fse se nomme « FSE en mode dégradé »
– Avant de réaliser la feuille de soins, cliquer sur le bouton « Modifier » de la fiche patient.
– Cliquer ensuite sur l’onglet « AMO ».
– Sélectionner dans la liste « Flux non sécurisé » l’option « Aucune pièce justificative »
– Une fois, la modification effectuée, cliquer sur le bouton « Enregistrer »
– Après avoir saisis les actes, cliquez sur le bouton « F.soins » fsoin
– Cliquer sur le format feuille de soins électronique
– Sélectionner l’option « Dégradé ».
– Imprimer la feuille puis valider-la.
– La feuille de soins en mode dégradée est envoyée en même temps que les autres FSE, il faut également envoyer la feuille de soins par courrier postal.

Une fois la FSE en mode dégradé télétransmise, vous devez imprimer le bordereau de lot et l’envoyer par courrier à la caisse.
Pour cela il faut :
– Cliquer sur « Gestion / Télétransmission. »
– Cliquer sur le bouton « Envoyés ».
– Sélectionner le lot comprenant la ou les FSE envoyée(s) en mode dégradé.
– Appuyer ensuite sur le bouton « Imprimer ».

Puis-je générer une FSE sans la carte CPS du praticien ?

– Ce mode de création de FSE se nomme « FSE en mode désynchronisé », il s’agit de générer des FSE sans carte CPS du praticien mais avec n’importe quelle carte PS (par exemple CPS autre praticien, carte CPE ou CPA …). Ce mode ne peut être appliqué que si le lecteur de cartes est en version 1.40.
– Cliquer sur le bouton « F. Soins » fsoin
– Cliquer sur le format feuille de soins électronique
– Sélectionner l’option « Désynchronisé ».
– Imprimer la feuille puis valider-la.
– Les feuilles de soins créées en mode désynchronisé devront être synchronisées lors de l’envoi des FSE avec la carte CPS du praticien.
– Dans le module télétransmission, cocher l’option « Synchronisé » afin de les certifier. Les feuilles désynchronisées sont représentées par cette icône tlt dans la liste des FSE.

Comment puis-je installer un lecteur de cartes ?

– A partir de Julie, cliquer sur le menu « Utilitaires / Configurer Lecteur de cartes »
– Cliquer sur le bouton « Installer »
– Indiquer sous l’onglet « Communication » le port COM où est branché le lecteur
– Ensuite, cliquer sur l’onglet « Lecteur » et cocher l’option « Synchronisation », cette option permet de mettre à jour l’heure du lecteur avec celle de votre ordinateur.
– Pour terminer, cliquer sur le bouton « Enregistrer ».

Comment indiquer sous Julie mes paramètres de boite aux lettres FSE ?

Comment trier par date les lots envoyés et les retours ?

Comment désactiver l’impression d’un reçu de feuille de soins électronique ?

1. Depuis la fiche patient, cliquez sur le bouton « F. Soins. »
2. Cliquez sur le bouton « Paramétrer » situé en bas à gauche de la feuille de soins.
3. Cliquez sur l’onglet « Options »
4. Cliquez en bas à gauche sur l’option « Pas de reçu »
5. Pour terminer, cliquez sur « Enregistrer »

J’ai reçu un cd-rom de modification de cabinet. Comment l’installer ?

– Avant de quitter Julie sur tous les postes, vérifier sur le serveur dans le menu « ?/A propos de Julie » l’emplacement des fichiers, par exemple, c:juliewdatas.
– Sur le serveur :
– Quitter le « serveur de clé » en double cliquant sur cet icône (en bas à droite de l’écran)
– Cliquer sur le bouton « Cesser le partage »
-Sur le serveur, insérer le cd-rom dans le lecteur
– Ensuite, double-cliquer sur le poste de travail puis sur le lecteur de cd-roms
– Double cliquer sur le fichier « Instal.exe»
– La fenêtre suivante apparaît alors à l’écran :

J’ai le message "la clé n’est pas connectée" sur un poste secondaire ?

– Dans le cas d’une installation en réseau
– Sur le serveur, cliquer « Démarrer / Programmes / Démarrage » puis sélectionner « Serveur de clé »
– L’icône « Serveur de clé » apparaît aussitôt en bas à droite de l’écran reseau

Quelle version de Julie est installée ?

– A partir d’une fiche patient, cliquer sur le menu « ? /A propos de Julie ».
– La fenêtre suivante apparaît alors à l’écran

Comment indiquer sous Julie mes paramètres de boite aux lettres FSE ?

1 Avant de définir ces paramètres sous Julie, vérifier que la connexion internet a été paramétrée sous Windows.
2 A partir d’une fiche patient, cliquer sur le bouton « Télétrans »
3 Ensuite cliquer sur le menu « Fichiers /Choix du fournisseur d’accès »

4 Dans la fenêtre qui s’ouvre, sélectionner le fournisseur d’accès installé parmi « RSS, Wanadoo santé et Netmedicom ou Internet»

5 Pour Netmedicom et Wanadoo santé, cliquer sur « Paramétrer » pour indiquer :
– le type de connexion : ADSL (par un réseau local) ou modem bas débit
– L’identifiant de la boite aux lettres FSE
– Le mot de passe de la boite aux lettres FSE

6. Pour RSS par Cegetel, il suffit de le sélectionner. Aucun paramétrage ne se fait dans JULIE mais depuis le kit RSS installé au préalable.

7. Pour tous les autres fournisseurs d’accès d’internet, vous devez créer une boite Email dédiée à la télétransmission.
– Sélectionner « Internet » puis « Paramétrer » et saisir les informations fournis par le fournisseur d’accès

8 Une fois les paramètres effectués, cliquer sur le bouton « Enregistrer »

Comment saisir une attestation mutuelle ?

– Sur la fiche patient, cliquer sur le bouton « Modifier »
– Ensuite, cliquer sur l’onglet « AMC » (Assurance Maladie Complémentaire) puis sur le bouton « Saisie / Consultation » .
– Ouverture de la fenêtre suivante :

Qu’est ce que la gestion unique ?

– Dans le cas de la gestion unique, une feuille de soins est envoyée à l’AMO de l’assuré avec un tiers payant sur la part obligatoire et complémentaire.
– L’AMO traite la feuille de soins, l’accepte, prend en charge sa part et transmet la facture à l’AMC, qui règlera la sienne.
– Vous percevez les remboursements des parts AMO et AMC (suivant leurs accords, le paiement est groupé ou séparé).
– On l’appelle Gestion Unique car Julie envoie la facture à un seul organisme : la caisse.

Qu’est ce que la gestion séparée ?

– Dans le cas de la gestion séparée, une facture avec un tiers payant sur la part obligatoire et complémentaire est réalisée,
– Une feuille de soins (FSE) est envoyée à l’AMO de l’assuré,
– Une demande de remboursement (DRE) est envoyée à l’AMC du patient,
– Vous percevez séparément les remboursements des parts AMO et AMC.
– On l’appelle Gestion Séparée car deux informations distinctes sont transmises par le praticien : la FSE et la DRE.

Lors de la lecture d’une carte vitale, à quoi sert l’option « Fiche AMC de la carte » ?

– Lors de la création d’une nouvelle fiche patient, cette case est cochée si des informations AMC se trouvent sur la carte vitale, dans ce cas, il est impossible de la décocher.
– Lors de la mise à jour d’une fiche patient, cette case est décochée par défaut afin de ne pas écraser les informations qui auraient pu être saisies manuellement sous l’onglet AMC de la fiche patient.
– Cochez cette option si vous souhaitez mettre à jour l’onglet AMC de la fiche avec les informations en provenance de la carte vitale

Comment puis-je connaître les patients affiliés à une mutuelle ?

1. A partir d’une fiche patient, cliquez sur le menu « Gestion / Tiers payant et mutuelles »,
2. Dans la fenêtre qui s’ouvre, double-cliquez sur la mutuelle pour laquelle vous souhaitez effectuer la recherche,
3. Cliquez sur le bouton « Patient affilié »
4. La Liste des patients affiliés à cette mutuelle apparaît à l’écran :
5. Il est possible de désaffilier :
Un patient de la liste : pour cela, sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton « Désaffilier ». Confirmez la disaffiliation du patient en cliquant sur « Oui »
Tous les patients de la liste : pour cela, cliquez sur le bouton « Sélectionner tous », tous les patients sont alors sélectionnés, cliquez sur le bouton « Désaffilier ». Confirmez la disaffiliation de tous les patient en cliquant sur « Oui »

Mémoriser les informations saisies dans la pièce lors d’un règlement

Vous pouvez mémoriser la pièce dans la fenêtre “?Acompte/Paiement? “.
Par exemple, mémoriser le libellé des banques afin d’éviter de les saisir à chaque fois.
Sur la fenêtre de paiement, saisissez dans la pièce ce que vous souhaitez mémoriser, cliquez avec le bouton droit de la souris puis cliquez sur”?Mémoriser tout le texte?”.

Insertion d’une phrase type

Suppression d’une phrase type

Pour supprimer une phrase type, cliquez avec le bouton droit de la souris sur la pièce puis sélectionnez l’option « Supprimer une phrase type ». (Figure 3).

Une liste déroulante s’ouvre avec toutes les phrases types mémorisées, double-cliquez sur la phrase type à supprimer (Figure 4).

Comment dois-je paramétrer les bilans bucco dentaires ?

Depuis le 01/01/2007, les bilans bucco dentaires sont télétransmissibles. Ces actes sont pris en charge en tiers payant à 100 %. Vous serez réglé directement par la sécurité sociale.
Les tarifs des lettres clés sont les suivants :

BDC	30.00 €
BR2	42.00 €
BR4	54.00 €

La cotation se fera de la manière suivante :

Si vous réalisez uniquement un bilan sans radio	Vous coterez uniquement un acte BDC
Si vous réalisez un bilan avec 1 ou 2 radios	Vous coterez un acte BR2
Si vous réalisez un bilan avec 3 ou 4 radios	Vous coterez un acte BR4

Paramétrage des lettres clés
– partir d’une fiche patient, cliquez sur le menu « Utilitaires / Paramétrage des actes »,
– Cliquez ensuite sur le bouton « Code sécu »
– Vérifiez que le tarif du BR2 soit à 42 € et le BR4 à 54 €

La fenêtre suivante apparaît alors à l’écran:

Si le montant de ces lettres clés n’est pas à jour, procédez comme suit :
1. Sélectionnez la lettre clé à modifier
2. Cliquez ensuite sur « Nouveau tarif »
3. Indiquez la date du nouveau tarif puis modifiez le montant de la lettre clé à changer
4. Pour terminer, cliquez sur « Enregistrer »
– Recommencez les étapes 1 à 4 pour modifier les autres lettres clés.
– Une fois toutes les modifications effectuées, cliquez sur « Quitter ».
Paramétrage des actes
– Vérifiez le paramétrage de vos actes :
– A partir du paramétrage des actes « Utilitaires/paramétrage des actes »,
– Double cliquez sur l’acte que vous souhaitez vérifier,
– Vous trouverez ci-dessous les paramétrages des actes BDC, BR2 et BR4.

Paramétrage du bilan sans radio.
bdd

Paramétrage du bilan avec 1 ou 2 radios.
bdd

Paramétrage du bilan avec 3 ou 4 radios.
bdd

Exemple sur un patient
1. Vous avez réalisé sur votre patient un bilan et 3 radios, vous allez insérer un acte BR4.
2. Ensuite, cliquez sur la« Feuilles de soins », sélectionnez le format FSE.
3. Après avoir renseigné l’accident de la vie privé et l’ALD (si besoin), cliquez sur « Imprimer ».
4. Une fois la feuille imprimée, cliquez ensuite sur « Valider »,
5. La fenêtre de paiement apparaît alors à l’écran, cliquez sur « Valider ».
La feuille de soins émise sera la suivante fse

Comment indiquer q’un acte est consécutif au bilan bucco dentaire ?

Ces actes sont remboursés à 100 % au patient mais ne passent pas en tiers payant automatiquement comme les bilans.
A partir de l’historique médical
– Saisissez le code de votre acte puis cliquez ensuite sur le bouton « AMO ».

– Ouverture de la fenêtre suivante :

– Cochez la case « Suite EXP » puis cliquez sur le bouton « OK »
Si le montant de ces lettres clés n’est pas à jour, procédez comme suit :A partir du schéma dentaire
– Après avoir sélectionné l’acte, cliquez sur le bouton « AMO » puis cochez la case « Suite EXP » puis cliquez sur le bouton « OK »
bouche

Cliquez ensuite sur la dent où l’acte doit être posé.

Le tarif de mes prothèses n’est pas correct sur la feuille de soins ?

1. Vérifiez le paramétrage de l’acte dans le menu « utilitaire / paramétrage des actes »
2. Double-cliquez sur l’acte dont le tarif est incorrect. :
3. Dans la fenêtre qui s’ouvre, vérifiez que la cause de dépassement soient bien indiquées et que la case « Ne pas appliquer le tarif de convention » soit cochée.

J’utilise la passerelle Word et je n ai plus le menu Julie dans Word 2003 ?

– Cliquer sur le bouton « Courrier » à partir de Julie
– Une fois dans Word, cliquer sur le menu « Outils / Modèles et compléments »
– Cocher la case « Julie » puis cliquer sur « Enregistrer »
– Le menu Julie sera de nouveau actif dans Word.

J’utilise la passerelle Word et je n’ai plus accès à la barre d’outils « compléments » dans Word 2007 ?

– Cliquer sur le bouton « Courrier » à partir de Julie
– Une fois dans Word, cliquer sur le bouton « Office »

– Sélectionner ensuite le menu « Options Word »
– Cliquer sur la gauche sur « Compléments »

– Cocher dans la fenêtre qui s’ouvre le modèle « Julie.dot » puis cliquer sur le bouton « Ok »

– La barre d’outils « Compléments » est de nouveau active dans Word.

Comment puis-je mémoriser les réglages Gamma / Luminosité / Contraste ?

– Afin de ne pas modifier à chaque acquisition les réglages Gamma, Luminosité et Contraste, vous pouvez mémoriser les valeurs.
– Cliquez sur « Imagerie » puis ouvrez une radio.

Comment puis-je retourner mes radios automatiquement lors de l’acquisition ?

1. Depuis la fiche patient, cliquez sur le menu « Utilitaires / Options »
2. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur l’onglet « Imagerie »
3. Cochez l’option « Mémoriser les réglages de chaque radio » puis cochez les options de retournements en fonction de votre situation

4. Pour terminer, cliquez sur « Enregistrer »

Mon historique médical est vide ?

– Dans l’historique médical, vérifier que :
– les cases « Dus », « Réglés », « Paiements » et « Autres » soient cochées
– la case « INT » soit décochée

J’ai un message au lancement de Julie « Xray box not responding » ?

– Débrancher le capteur du boitier, l’alimentation électrique et le câble USB,
– Ensuite, dans Julie, cliquer sur le menu « Utilitaires / Configurer Radio / Imagerie »
– Cliquer sur le bouton « Configurer », vérifier la configuration puis cliquer sur le bouton « OK » puis « Enregistrer »
– Quitter Julie puis arrêter votre ordinateur
– Rebrancher votre capteur puis allumer votre ordinateur

Comment puis-je effacer une ville sur la fiche patient ?

– A partir d’une fiche patient, cliquer sur le bouton « Modifier »
– Ensuite, cliquer sur le bouton « alt » pour ouvrir la liste des villes
– Ensuite, à l’aide des flèches de déplacement du clavier ( attention, ne pas utiliser la souris pour effectuer la sélection), sélectionner la ville à supprimer puis appuyer su le touche « suppr » du clavier.

Comment puis-je classer mes actes ?

– Vous pouvez réorganiser les actes à l’intérieur d’une famille, pour cela cliquez sur « Utilitaires / Paramétrage des actes ».
– Double cliquez sur la famille que vous souhaitez réorganiser,
– Cochez la case « Tri par position » tri
– Sélectionnez l’acte à déplacer dans la famille puis cliquez sur le bouton « Monter » monter ou « Descendre » . L’acte sélectionné se positionne directement à l’emplacement souhaité.
– Le bouton « RAZ Position » permet de réinitialiser la position des actes à l’état initial, c’est-à-dire classé par ordre alphabétique du code ou du libellé.
– Si l’option « Tri par position » tri est cochée, les actes sont affichés en fonction de la réorganisation des actes effectuée.
– Si l’option « Tri par position » tri n’est pas cochée, les actes seront affichés par ordre alphabétique du code ou du libellé.

Comment activer un remplaçant sous Julie ?

– La définition des remplaçants se fait dans la fiche cabinet (Utilitaires /Fiche du cabinet).
– Après avoir sélectionné l’onglet « Remplaçant », cliquer sur le bouton « Configurer ».

– Le logiciel vous demande de saisir le code porteur de la carte CPS du titulaire.
– La fenêtre suivante apparaît à l’écran, cliquer sur le bouton « Ajouter ».

– Cliquer sur le bouton « Lecture carte » afin de lire la carte CPS du remplaçant.
– Pour terminer, cliquer sur « Enregistrer » puis quitter la fenêtre.

– Sélectionner ensuite dans la liste déroulante, le remplaçant pour lequel vous souhaitez ouvrir une session puis cliquer sur le bouton « Sélectionner ».

– Cliquer sur le bouton « lecture carte » pour lire les informations contenues sur la carte du remplaçant. Puis cliquer sur le bouton « activer la session ».
– Pour terminer, cliquer sur le bouton «Enregistrer » pour que la session du remplaçant soit effective.

Comment désactiver une session remplaçant sous Julie ?

– A partir de la fiche cabinet « Utilitaires / Fiche du cabinet »
– Cliquez ensuite sur l’onglet « Remplaçant »
– Tant que la session du remplaçant ne sera pas fermée, le titulaire ne pourra pas utiliser le logiciel avec sa carte CPS.
– Pour fermer une session remplaçant, cliquer sur le bouton « Fermer la session».
– Le logiciel demande de relire la carte PS du titulaire

– Lorsque toutes les rubriques de votre fiche sont complétées, cliquez sur le bouton « Enregistrer » afin de les mémoriser et retourner sur la fiche patient.

Comment appliquer un accident du travail lors de la saisie d'un acte ?

Dans l’historique médical, saisissez un acte puis cliquez sur le bouton « AMO »

Dans la fenêtre qui s’ouvre, sélectionnez « Accident du travail » puis cliquez sur « OK »

Dans la fenêtre qui s’ouvre :
– Cochez la case « Accident de travail »
– Sélectionnez dans la liste déroulante « Présentation feuillet AT »

– Indiquez la date de l’accident ainsi que le numéro indiqué sur le feuillet (numéro AT/MP).

Renseignez ensuite le numéro « Caisse gestionnaire »
– Ce numéro est consultable sur l’onglet AMO de la fiche patient, il est constitué de la manière suivante

Régime	Caisse	Centre
2 chiffres	3 chiffres	4 chiffres
Dans cette liste, les régimes sont classés par ordre chronologique Par exemple : – Régime général =01 – Régime agricole = 02 – AMPI = 03	Indiquez ensuite le numéro de la caisse. Par exemple : – La caisse de Paris = 751 – La caisse de Douai = 593	Indiquez ensuite le numéro du centre
Par exemple
01	751	9999

Ce qui donne comme caisse gestionnaire : 017519999

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