AGENDA :
Adoptez une gestion rationnelle avec Julie pour booster votre productivité horaire !

En termes d’organisation, l’agenda est le paramètre majeur influant sur votre efficacité et votre rentabilité.

L’approche mécanique, qui consiste à empiler des plages horaires de 20/25 minutes les unes à la suite des autres, ne sert ni à la fluidité de votre organisation ni à votre productivité horaire. L’approche doit être pour cela plus rationnelle.

Contrairement à d’autres aspects organisationnels qui dépendent du bon vouloir de vos patients, la planification est un sujet sur lequel vous avez un contrôle total ! Il suffit de faire le choix de revoir sa méthode.

Les lignes directrices d’une bonne gestion des rendez-vous

Que vous vous chargiez personnellement de votre agenda ou qu’il soit géré par votre assistant(e) dentaire ou votre secrétaire, il est conseillé de respecter certaines règles établies en amont.

  • Privilégier les rendez-vous longs et le groupement des actes

Un rendez-vous demande, dans le contexte particulier que nous vivons, au minimum 10 minutes de travail non clinique (accueil, facturation, communication…) et, en parallèle, un protocole de 15 minutes pour la désinfection. Ce temps est incompressible et obligatoire. La seule marge de manœuvre est de réduire le nombre de rendez-vous.

14 rendez-vous / jour = 3h30 non facturées / jour

6 rendez-vous / jour = 1 h 30 / jour

  • Planifier les rendez-vous les uns après les autres

Comment pronostiquer le temps nécessaire pour un prochain rendez-vous avant d’avoir terminé le précédent ? Adopter cette règle permet de ne pas saturer son agenda et de toujours avoir de la place dans des courts délais pour vos patients. A défaut, il convient de revalider les temps de traitements prévus après chaque rendez-vous.

  • Intégrer les urgences

Réduire le volume des urgences en cabinet, c’est possible. Plus vos plans de traitements sont élaborés sur une courte durée (en allongeant la durée de vos rendez-vous), moins vos situations d’urgence seront nombreuses. D’autre part, plus vous pratiquerez l’approche globale, moins vos patients seront susceptibles de vous consulter pour une pathologie non détectée et donc traitée.

  • Anticipez les annulations et retards

7 à 8 annulations de dernière minute en moyenne par semaine perturbent votre organisation. Un patient qui a payé un acompte, détient une promesse de résultat en quelques rendez-vous longs et celui qui a confirmé son rendez-vous ou à qui nous avons simplement rappelé son rendez-vous la veille est, statistiquement, 2 fois moins absent ou en retard !

  • Déterminez le nombre de patients que vous êtes capable de traiter

Plus vous avez de patients, moins vous avez de temps à leur consacrer, moins leur plan de traitement avancera rapidement, plus longtemps ils fréquenteront le cabinet. Ils participeront à l’augmentation de votre nombre de patients jusqu’à la saturation de votre agenda.

Vous souhaitez en savoir plus sur notre solution, contactez-nous !

Quels sont les avantages de l’agenda Julie Solutions ?

  • Personnalisez votre agenda métier : vous souhaitez réserver vos débuts de matinée et d’après-midi à des rendez-vous de courtes durées ? Paramétrez votre emploi du temps en fonction des types d’interventions, des durées de rendez-vous ou encore des fauteuils disponibles. Vous pouvez créer autant de plages horaires réservées à un type d’acte que vous le souhaitez… ça serait dommage de s’en priver !
  • Accédez à distance à votre planning : l’agenda de votre logiciel dentaire est en permanence accessible depuis n’importe quel poste connecté à internet. Parfait si vous voulez consulter ou modifier votre planning à distance !
  • Rappelez à vos patients leurs rendez-vous : programmez vos rappels de rendez-vous par SMS directement depuis votre agenda Julie et gagnez du temps grâce à la fonction de gestion de la liste d’attente pour remplacer automatiquement toute annulation de dernière minute.
  • Suivez vos patients : retrouvez toutes les informations et l’historique de vos patients grâce à la mise à jour automatique sur leur fiche dès la sauvegarde de rendez-vous dans votre planning.
  • Gérez votre salle d’attente : suivez le parcours des patients au sein du cabinet, ceux qui sont arrivés, ceux qui sont en retard… La transmission de ces informations est synchronisée instantanément entre le poste d’accueil et le poste du praticien.
  • Maîtrisez les cycles de rappels : soyez proactif, faites les rappels de prévention auprès de vos patients en leur communiquant des informations de santé bucco-dentaire pour les inciter à revenir à votre cabinet dentaire.
  • Suivez votre tableau de bord : pour évaluer l’efficacité de vos changements d’organisation, consultez vos statistiques liées à l’agenda dans votre tableau de bord.

Régulièrement, il est important de revoir l’organisation de son agenda et de la refondre partiellement ou totalement si nécessaire. La décision se prend en fonction des évolutions organisationnelles et socio-économiques qui incombent au cabinet dentaire.

Retrouvez tous nos conseils pour gérer efficacement votre agenda dans notre checklist.

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