Rappel de rendez-vous par SMS : ayez les bons réflexes !

Vos patients ont tendance à être tête en l’air et vous étiez confrontés aux fameux « lapins » de la part de certains ? 🙃

Vous avez trouvé la solution : le rappel de RDV par SMS ! Pour vous aider à optimiser son efficacité, nous vous délivrons quelques conseils.

1/ Le point d’entrée : des coordonnées téléphoniques à jour !

  • Pour commencer ou entretenir une bonne relation par SMS, il est indispensable de maintenir à jour les numéros de téléphone de votre base patient. Notre premier conseil sera donc de profiter de chaque visite au cabinet pour contrôler la bonne validité du numéro de vos patients.
  • Vous pouvez aussi prévoir d’afficher un message à l’accueil (ou à tout autre endroit stratégique selon vous) afin d’inciter vos patients à vous prévenir en cas de changement.

On appelle « no-show » le fait qu’un patient, sans prévenir, ne se présente pas le jour J à l’heure H de son rendez-vous. Et il est souvent trop tard pour remplir ce trou dans l’agenda.

2/ Renseigner les numéros de téléphone sous un format viable !

Vos numéros de téléphone doivent être à jour et correctement renseignés dans vos fiches patient. La principale cause de non réception des SMS est une erreur dans le format du numéro enregistré.

  • Les indicatifs doivent être corrects
    • Exemple d’erreur : 61077xxxx au lieu de 061077xxxx
  • Attention au chiffre de trop ou de moins !
    • Exemple d’erreur : 068602xxxxx (1 chiffre de trop)
  • Pas d’annotation dans le champ dédié au n° de téléphone
    • Exemple d’erreur : 068602xxxx maman  (pour les patients mineurs)
  • Pas de numéro de fixe…
    • Exemple : 047259xxxx
  • Ne pas enregistrer de numéros avec double indicatifs
    • Exemple d’erreur : 590069037xxxx (au lieu de 59069037xxxx  – 590 = Guadeloupe).

3/ Soyez stratégique pour l’envoi des rappels de rendez-vous

Envoyer uniquement une confirmation par SMS à la date de la prise de rendez-vous ou envoyer un simple rappel de rendez à J-2 est bien différent.

C’est pour cela que Julie a mis en place un système de rappel de rendez-vous automatique en 3 points de contact auprès du patient. Ces rappels s’adaptent automatiquement à la date du rendez-vous :

1/ Confirmez le rendez-vous par SMS dès son enregistrement.

Votre patient l’intègrera dans l’agenda de son smartphone. Idéal ! Surtout pour un rendez-vous dans 30 jours.

2/ Rappel du rendez-vous à J-7

Le rendez-vous lui est rappelé une semaine avant, il a le temps de s’organiser !

3/ Rappel du rendez-vous à J-1 et possibilité de réponse en cas d’empêchement.

Un imprévu de dernière minute ? Votre patient vous prévient, une réorganisation est possible.

EN CAS D’ANNULATION, vous pouvez aller plus loin…

 

  • Proposez le créneau horaire automatiquement à votre liste d’attente.
  • Si ce créneau est accepté par un autre patient, il reçoit par SMS sa confirmation de rendez-vous sans intervention de votre part.

 

Votre logiciel paramètre, par défaut, ces 3 temps de communication avec le patient. Vous préférez une autre stratégie ? Tout est modifiable en moins de 3 minutes. Il suffit de vous rendre dans le module Rappel de RDV puis dans l’onglet « Paramètres ».

A chaque besoin, sa stratégie. D’autres utilisations sont d’ailleurs possibles.
Vous avez besoin de vous faire connaitre ? Envoyez des messages après vos RDV : idéal pour des remerciements ou des demandes d’avis Google !

Vous n’avez pas encore la solution
de rappel de RDV par SMS ?
Contactez-nous pour en savoir plus 

 

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    4/ Personnalisez votre modèle de SMS

    Le module SMS vous permet de bénéficier de modèles préétablis pour vos rappels de rendez-vous et gagner ainsi un temps précieux.

    Toutefois, vous pouvez entièrement personnaliser le contenu de vos SMS. N’hésitez pas, exprimez votre singularité.

    ❗ Si vous personnalisez votre texte, prenez garde de conserver une vingtaine de caractères libres pour les champs de publipostage. A défaut votre message va générer l’envoi d’un pack de 2 SMS ❗

    5/ Ne risquez pas la rupture, contrôler et recharger votre compteur SMS

    Consultez régulièrement votre compteur SMS. Pour cela, cliquez sur   dans votre logiciel Julie.

    IMPORTANT : les SMS sont décomptés au moment de leur programmation, votre solde est donc réel. Si vous êtes à zéro et que vous programmez des nouveaux rappels de rendez-vous, ceux-ci ne seront pas envoyés tant que vous n’aurez pas acquis des droits. Votre solde vous informe en devenant négatif.

    Que faire dans ce cas ? Rendez-vous sur votre espace SMS via https://sms.julie.fr/login.php et rechargez votre compte en ligne. Les SMS déjà programmés seront envoyés (aucune reprogrammation requise).

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