Mise à jour le 25/09/2024
Ne risquez plus la rupture, automatisez votre gestion de stocks !
La reprise est un moment de transition, propice pour mettre en place quelques nouveautés organisationnelles. Penchons-nous sur la question de la gestion des stocks. Comment fonctionnez-vous ? Au visuel ? Une fiche imprimée dans votre salle de stock ? Et si vous passiez au numérique et à l’automatisation ?
Placards pleins à craquer, sous-sols remplis de cartons, ou à l’inverse rupture de stock au plus mauvais moment… la gestion des stocks est un des facteurs clé de l’organisation de votre cabinet. Il est essentiel de ne pas le négliger pourtant, difficile de changer les habitudes ancrées depuis des années.
Vous avez pourtant tant à y gagner ! L’acquisition et l’entreposage des stocks nécessitent beaucoup d’argent, c’est pourquoi une bonne gestion des stocks est essentielle à la croissance de votre trésorerie. Le fait d’avoir du stock peut avoir un impact positif ou négatif sur votre activité, en fonction de la façon dont vous le gérez.
Une bonne gestion commence toujours par une bonne réflexion !
Les besoins d’un cabinet ne sont pas forcément transposables à un autre, ils varient selon la structure du cabinet (nombre de praticiens, d’assistant(e)s dentaire, agencement, surface de stockage…). C’est pourquoi il est nécessaire d’entreprendre une réflexion propre à sa situation.
Par exemple, le choix des produits est souvent motivé par la pratique et l’expérience personnelle. Cependant, dans les cabinets multi-praticiens ce choix doit être concerté pour permettre un réapprovisionnement rationnel. Certains produits peuvent faire l’objet d’une négociation globale annuelle. Il est donc important de grouper vos achats. Le choix des fournisseurs est également primordial. Vos partenaires doivent être fiables, de confiance et respectueux des délais de livraison.
Enfin, dans une équipe on peut avoir plusieurs praticiens et plusieurs assistantes mais il est impératif de définir les tâches de chacun. Nous vous recommandons de définir un(e) assistant(e) en charge de la gestion des stocks (rangement, commandes, discussion avec les fournisseurs, …).
A retenir :
1- Grouper vos achats
2- Choisir des fournisseurs
3- Définir les tâches de chacun
La solution est déjà dans votre cabinet : votre logiciel métier.
Directement intégré au logiciel Julie, le module de gestion des stocks est votre atout 100% efficacité au quotidien. Cette interface simple et rapide vous permet de gérer l’ensemble des produits de votre cabinet : les entrées et les sorties des produits, les commandes auprès des fournisseurs, la traçabilité, les alertes de quantité et de péremption et bien plus encore. Associé à la rapidité d’une douchette, gérer vos stocks n’aura jamais été aussi simple !
Notre conseil : faites un inventaire complet de vos stocks et saisissez-les un à un dans votre module.
LES ERREURS A EVITER !
- Commander en grosse quantité
2 achetés 1 offert, +50% offert … Ces promotions sont alléchantes et l’idée de bénéficier de tarifs attractifs est irrésistible. Négociez plutôt des conditions tarifaires valables toute l’année. Vous n’achèterez que ce dont vous avez besoin et au prix le plus bas. En cas d’achat de produits pour l’année, négociez une livraison au fil de vos besoins de réassort afin de ne pas saturer votre espace de stockage.
- Last In First Out : dernier entré, premier sorti.
Préférez la technique dite « First In First Out » (premier entré, premier sorti) pour assurer une rotation de la marchandise. A la livraison, placez les nouvelles marchandises au fond de placard pour que le produit « le plus ancien » soit utilisé en premier. Utile lorsque certains produits ont une date limite de consommation.
- Commander le strict nécessaire
Par souci d’économie, nous sommes parfois tentés de nous lancer dans des comptes d’apothicaire pour palier au plus juste aux besoins de stocks.
- La gestion de commande visuelle
Cette méthode peut fonctionner mais n’est pas sans risque ! De plus pour éviter les ruptures, la tendance est au sur stockage et donc une mobilisation inutile de votre trésorerie.
Découvrez le parcours de formation thématique Julie pour maîtriser la gestion des stocks comme un(e) pro !
Avec notre formation, vous apprendrez à :
- paramétrer la gestion des stocks en fonction des besoins spécifiques de votre cabinet,
- établir les niveaux de stock avec précision afin de correspondre au plus près aux besoins réels du cabinet,
- configurer les commandes automatiques et gérer l’insertion des produits à leur réception,
- analyser l’état des stocks en temps réel pour une vision claire des ressources disponibles.
En savoir plus sur la gestion de stock ?
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