Les 5 essentiels de la facturation : Maîtriser les bases pour une gestion efficace
Factures en attente, erreurs de remboursement, ou feuilles de soins perdues… la facturation est un des piliers de la gestion de votre cabinet dentaire. Bien qu’indispensable, il est souvent compliqué de se sortir des habitudes qui freinent l’efficacité administrative.
Une facturation fluide permet non seulement de garantir le bon paiement des soins, mais aussi d’accélérer les remboursements de vos patients par la Sécurité sociale et les mutuelles.
Une gestion optimisée et sans erreur de la facturation peut avoir un impact direct et positif sur votre activité, à condition de suivre les bonnes pratiques.
1. La lecture de la carte Vitale
Avant de démarrer tout acte de facturation, la première étape cruciale est la vérification des droits du patient via la carte Vitale. Cette carte contient toutes les informations relatives à l’affiliation du patient à la Sécurité sociale.
Le téléservice ADRi (Acquisition des DRoits intégrée) : c’est une fonctionnalité essentielle pour éviter tout blocage administratif. Par exemple, si la carte Vitale n’est pas à jour, ou présente un problème, l’ADRi vous permet de vérifier les droits du patient en temps réel, sans nécessiter l’insertion physique de la carte. Cela peut être fait directement via votre logiciel Julie.
2. La saisie des actes médicaux
Une fois les droits du patient vérifiés, vous pouvez passer à la saisie des actes médicaux réalisés, une étape cruciale qui conditionne la qualité de la facture. Assurez-vous que toutes les informations liées au contexte des soins soient exactes car cela permet d’éviter des erreurs coûteuses ou des refus de remboursement et que chaque acte correspond bien aux soins prodigués, afin de garantir la validité de la facturation.
3. La création de la feuille de soin électronique (FSE) ou feuille de soin papier
Après avoir correctement saisi les actes, vous pouvez générer la facture pour formaliser la prise en charge des soins.
Création de la feuille de soin : Une fois les actes validés, générez une feuille de soin via le logiciel. Ce document officiel est la base pour que les organismes payeurs (Sécurité sociale et mutuelles) remboursent les soins.
Une fois la feuille de soins validée, il vous suffit de valider le paiement.
4. La télétransmission
La facture créée, il ne vous reste plus que l’étape de la télétransmission, qui consiste à envoyer les feuilles de soins électroniques aux organismes payeurs.
- Utilisation d’une boîte mail dédiée à la télétransmission : Chaque praticien doit utiliser une boîte mail exclusivement réservée à la télétransmission. Cela permet d’éviter des erreurs de gestion et de mieux suivre les échanges avec les organismes payeurs.
- Vérification de l’envoi des feuilles de soin : Il est essentiel de s’assurer que toutes les feuilles de soin ont bien été transmises. Le logiciel Julie permet de suivre en temps réel l’état des transmissions. Un suivi régulier permet d’identifier rapidement toute feuille non transmise ou bloquée.
- Suivi des ARL : Après l’envoi, surveillez les ARL (Accusé de Réception Logique). Un ARL rouge signifie qu’une erreur est survenue et que la feuille de soin n’a pas été acceptée. Il est crucial de résoudre ces erreurs rapidement pour éviter des retards de paiement.
- Tiers-payant : Le logiciel permet également de suivre les paiements via le module du tiers-payant. En cas d’étoile rouge,
cela indique qu’un problème est survenu lors du paiement. Un suivi minutieux vous aidera à comprendre pourquoi certains soins n’ont pas été payés et à prendre les mesures nécessaires.
5. Le matériel à avoir
Pour garantir une gestion efficace de la facturation et être conforme aux normes actuelles, il est important de disposer du bon matériel.
Carte de Professionnel de Santé ( CPS)
Cette carte est indispensable pour la gestion des feuilles de soins électroniques. Elle expire tous les trois ans. Il est donc essentiel de la renouveler à temps pour éviter toute interruption dans les transmissions.
Carte de Personnel d’Établissement (CPE)
Cette carte permet d’éviter de signer manuellement chaque transmission. Cela facilite et accélère le processus, surtout lorsque vous gérez un grand volume de factures.
Utilisation de lecteurs PC/SC : En 2025, les anciens lecteurs PSS ne seront plus compatibles avec le logiciel Julie. Il est donc conseillé d’investir dès maintenant dans des lecteurs PC/SC, qui sont plus performants et mieux adaptés aux évolutions technologiques. Pour en savoir plus, consultées notre page de configuration recommandée.
Pour aller plus loin, pensez à former votre équipe & vous !
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