L’agenda 2.0 intégré

Pour un chirurgien-dentiste savoir anticiper les retards et les annulations en mettant en place des outils, savoir organiser les urgences et gérer des plages horaires pour certains actes peut faire gagner 30% de productivité.

L’agenda intégré à votre logiciel métier regroupe un ensemble de fonctionnalités qui est essentiel pour tout cabinet dentaire. Il est le reflet de votre activité, et votre principal levier pour organiser de manière optimale vos journées et celles de vos équipes.

Les bonnes pratiques pour un agenda qui respire

Côté patient, qu’elle soit faite en ligne ou par téléphone, la prise de rendez-vous doit être simple et rapide.

Côté cabinet, il est conseillé de définir en amont des règles pour avoir une gestion optimale de votre agenda.

• Privilégier les rendez-vous longs et le groupement des actes.

Un rendez-vous demande au minimum 10 minutes de travail non clinique (accueil, facturation, communication, nettoyage etc.). Ce temps est incompressible et obligatoire. La seule marge de manœuvre est de les réduire en nombre.

• Ne pas donner de rendez-vous à l’avance.

Comment pronostiquer le temps nécessaire pour le prochain rendez-vous avant d’avoir terminé le précédent ?

Adopter cette règle permet de ne pas saturer son agenda et de toujours avoir de la place dans des courts délais pour vos patients.

• Intégrer les urgences

Réduire le volume des urgences en cabinet, c’est possible. Plus vos plans de traitements sont élaborés sur une courte durée (en allongeant la durée de vos rendez-vous), moins vos situations d’urgence seront nombreuses. D’autre part, plus vous pratiquerez l’approche globale, moins vos patients seront susceptibles de vous consulter pour une pathologie non détectée et donc traitée.

• Anticipez les annulations et retards

7 à 8 annulations de dernière minute en moyenne par semaine perturbent votre organisation Un patient qui a payé un acompte, détient une promesse de résultat en quelques rendez-vous longs et qui a confirmé son rendez-vous la veille est, statistiquement, 2 fois moins absent ou en retard !

• Déterminez le nombre de patients que vous êtes capables de traiter.

En moyenne, un cabinet devrait soigner 600 patients par an s’il n’a pas opté pour l’approche globale.

Plus vous avez de patients, moins vous avez de temps à leur consacrer, moins leur plan de traitement avancera rapidement, plus longtemps ils fréquenteront le cabinet. Ils participeront à l’augmentation de votre nombre de patients jusqu’à la saturation de votre agenda.

Gardez à l’esprit qu’il ne faut pas plus de nouveaux patients que de patients « sortants ». En moyenne, 200 à 300 nouveaux patients par an est idéal.