Témoignage de Roxane, assistante dentaire dont la charge de travail a diminué grâce au numérique !

 

Roxane – Assistante dentaire – Compiègne (60)

Parlez-nous un peu de vous…

Roxane :

Bonjour je suis Roxane, je travaille depuis 1 an et ½ au sein du cabinet, composé de 3 praticiens et de 2 assistantes dentaires. Ma collègue et moi faisons toutes les 2 du fauteuil et du secrétariat. Je suis en volume horaire plus au secrétariat que ma collaboratrice mais dès que l’une d’entre nous a besoin, nous nous aidons mutuellement.

Le cabinet fonctionne avec Julie depuis 15 ans environ. Aujourd’hui, nous avons adopté quasiment toutes les solutions Julie pour améliorer notre organisation au quotidien.

 

Pourquoi avoir choisi Julie TAB ?

Roxane :

Le choix a été fait il y a à peu près un an suite à une formation en cabinet. Leïla, expert formatrice Julie Solutions est venu nous former au sein même de notre environnement de travail. Elle a donc pu observer notre organisation au cabinet.

A ce moment-là, il y avait 4 praticiens, une assistante dentaire et une seule secrétaire. Très vite, elle s’est rendue compte du volume de papier généré pour la patientèle 4 praticiens cumulées et de la charge de travail pour la secrétaire pour tout imprimer, scanner et finalement classer dans les dossiers patients Julie. Quand Leïla nous a présenté cette solution sur tablette qui abolissait à elle seule la moitié des actions à réaliser pour chaque document, elle nous a mis des paillettes dans les yeux ! (rires)

Quand on y pense, les documents sont présents dans le logiciel Julie, on les imprime pour les faire remplir et/ou signer au patient pour au final les réintégrer dans le logiciel pour l’archivage et la traçabilité des informations.

 

Que représentait ce volume de papier dont vous nous parlez ?

Roxane :

Un volume de papier énorme. Une impression était réalisée pour chaque questionnaire médical, consentement éclairé, devis et tout autre document à faire remplir par le patient ou à lui faire signer ! Parfois, cela donnait même lieu à plusieurs impressions… par exemple pour le devis qu’il fallait réimprimer à chaque modification apportée !


Julie Tab permet de transférer un document du logiciel à la tablette pour le modifier, le signer électroniquement et l’envoyer par mail. La gestion des documents est donc centralisée, 100% numérisée et fluide grâce à la synchronisation des informations entre la tablette et le logiciel.

 

Comment utilisez-vous Julie TAB au cabinet ?

Roxane :

Nous avons 4 tablettes au total au cabinet. 2 sont situées à l’étage dans nos salles de soin et 2 sont en bas au secrétariat. Elles ont chacune leurs propres usages.
Les tablettes Julie au niveau des salles de soin sont utilisées pour la prise de photo dentaire, les tablettes sont un excellent outil de présentation des images afin d’expliquer le diagnostic et les possibilités de traitement. Elles sont aussi utilisées pour faire signer certains documents aux patients et pour leur envoyer les devis directement dans la boite mail.
Les tablettes situées au secrétariat sont utilisées pour réactualiser nos questionnaires médicaux. Depuis la formation que nous avons reçue au cabinet, nous appliquons la recommandation du Conseil de l’Ordre en réactualisant tous les 6 mois les questionnaires de nos patients. Auparavant, c’était une charge de travail supplémentaire, aujourd’hui nous avons activé l’alerte automatique de péremption et tout est facile. Lorsqu’un patient se présente et que l’alerte visuelle se déclenche, nous proposons le questionnaire sur la tablette à notre patient qu’il remplit tranquillement en salle d’attente. A l’issue nous transférons le document mis à jour dans son dossier patient.

Quels sont les bénéfices concrets sur l’organisation de votre cabinet ?

Roxane :

Nous avons gagné en fluidité au niveau administratif. Nous avons un meilleur suivi et une meilleure traçabilité des documents en général. Nous consacrons plus de temps pour le travail à 4 mains au fauteuil. Nous sommes également plus en phase avec nos valeurs écologiques et d’un point de vue de la communication envers nos patients, nous leur offrons une expérience plus moderne qui colle à l’image de notre cabinet.

 

Comment s’est passée la prise en main de Julie TAB ?

Roxane :


Très bien. Nous avons été accompagnés par le service client et suite aux conseils d’utilisation la prise en main a été facile et simple. Nous avons rapidement acquis une utilisation parfaitement autonome.

 

Un dernier mot ?

Roxane :

C’est tellement pratique et c’est bon pour la planète !

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