Témoignage du Dr Marle, qui a fait le choix de gagner du temps et de réduire ses rendez-vous non honorés !
Dr Marle – Chirurgien-Dentiste – Le Cannet (06)
Parlez-nous un peu de vous…
Dr Marle :
Bonjour Dr Marle, j’ai ouvert mon cabinet au Cannet dans les Alpes Maritime il y a maintenant 20 ans. Mes seuls collaborateurs sont, ma femme qui m’assiste au fauteuil et le logiciel Julie qui correspond à mes besoins et avec qui je travaille depuis 19 ans maintenant. Je suis omnipraticien, spécialisé prothèse et chirurgie. Ma patientèle est plutôt hétérogène.
Pourquoi avoir choisi le système de rappels de rendez-vous par SMS ?
Dr Marle :
Je subissais régulièrement des rendez-vous non honorés à l’époque ce qui causait une désorganisation dans mon cabinet et un manque à gagner non négligeable. Cette solution s’est présentée à moi et c’était la réponse à ma problématique !
Avant de souscrire à cette solution, j’exerçais sans assistante et c’est moi qui devais appeler mes patients pour éviter qu’ils oublient leur rendez-vous. C’était très chronophage pour moi et j’ai connu un gain de temps notoire.
Pouvez-vous nous expliquer comment les rappels de rendez-vous s’intègre dans votre organisation ?
Dr Marle :
Tout se fait automatiquement avec Julie Rappel de rendez-vous. Mon paramétrage est réalisé de manière à ce qu’un SMS soit envoyé à mes patients une semaine avant et un second la veille du rendez-vous. Je n’ai rien à gérer et cela me convient comme cela !
En revanche, je n’utilise pas les rappels de SMS pour tous mes patients. Je cible les patients qui sont « à l’écoute » de leur téléphone portable et ceux que je perçois comme susceptibles d’oublier leur rendez-vous, des patients très occupés de par leur fonction par exemple.
A l’inverse, pour mes patients retraités par exemple, je n’active pas toujours le système de rappel de rendez-vous car ils n’ont pas forcément de numéro de téléphone portable d’une part et pour la plupart, ils n’oublient pas leur rendez-vous !
C’est un des points forts de cette solution c’est que l’on peut l’adapter facilement selon les différents profils qui composent notre patientèle
Facilement c’est à dire ?
Dr Marle :
En général je propose ce service à mes patients. Et si ils me répondent « oui ça m’évitera d’oublier ! » alors j’active le système de rappel de rendez-vous. Un clic pour activer le rappel, on peut difficilement faire plus simple !
Dès lors, je sais qu’ils seront prévenus à J-7 et H-24. Pour ma part, environ 50% de mes rendez-vous sont rappelés à mes patients par des SMS soit une moyenne de 97 rendez-vous par mois. Pour chaque rendez-vous, deux SMS sont envoyés ce qui permet de sécuriser la venue de mon patient ou d’avoir le temps de remplacer le rendez-vous si besoin.
Quels sont les bénéfices concrets sur l’organisation de votre cabinet ?
Dr Marle :
Nous avons gagné en fluidité au niveau administratif. Nous avons un meilleur suivi et une meilleure traçabilité des documents en général. Nous consacrons plus de temps pour le travail à 4 mains au fauteuil. Nous sommes également plus en phase avec nos valeurs écologiques et d’un point de vue de la communication envers nos patients, nous leur offrons une expérience plus moderne qui colle à l’image de notre cabinet.
Avez-vous des retours de vos patients au sujet de ce service de rappel de rendez-vous par SMS ?
Dr Marle:
Oui de TOUS ! Tous ceux à qui on envoie les SMS nous font à un moment ou à un autre un retour positif. Parfois, j’ai même le réflexe de noter le prochain rendez-vous sur un petit carton comme on le fait très traditionnellement dans les cabinets dentaires. Et là c’est eux qui m’arrêtent en me disant que ce n’est pas la peine qu’ils reçoivent le rappel du rendez-vous par SMS et que cela correspond à leur besoin. Ils n’ont pas besoin de plus.
Les patients apprécient beaucoup ce support d’information.
Comment vous rechargez votre compte SMS ?
Dr Marle :
Par internet ! C’est hyper pratique car je peux le faire quand je le veux. C’est simple, il suffit de se connecter à son espace, de choisir le pack qui nous convient et de payer directement avec sa carte bancaire.