« Houston : on a un problème … de télétransmission ! »

Les blocages et rejets de télétransmission sont des problèmes courants au sein du cabinet dentaire. Impossibilité totale de télétransmettre ou réception de la désagréable nouvelle, sous forme de notification, du rejet de vos dernières télétransmissions, tout ceci empêche ou retarde le recouvrement de votre paiement. Un, deux, trois blocages ou rejets … et les conséquences sur votre trésorerie peuvent vite s’accumuler s’ils ne sont pas traités au fil de l’eau.

Quelles sont les causes de blocages les plus courants au niveau de la télétransmission ?

1- Les informations manquantes dues à la lecture d’une carte vitale non à jour. Pour que la télétransmission se passe sans encombre il faut que l’onglet AMO de la fiche du patient concerné soit complètement renseigné. Si ce n’est pas le cas, le lot contenant la FSE en question sera bloqué et bloquera toutes les télétransmissions suivantes.

ASTUCE : Connaître les droits du patient peut éviter nombre de rejets fréquents. Pour cela, nous vous conseillons de mettre à jour ses informations en lisant systématiquement sa carte vitale et de vérifier minutieusement les conditions de prises en charge CMU si besoin.

Bon à savoir : Afin de ne plus provoquer de refus de feuille de soins électronique, il ne sera bientôt plus possible de créer une feuille de soins électronique lorsque les informations “Caisse” et “Centre” seront valorisées à “0000”. (Évolution inclus dans la prochaine mise à jour Julie)

2- Une erreur de communication avec votre lecteur.

Il arrive que vos lecteurs ne permettent plus la lecture de la carte vitale, de la FSE ou de la télétransmission avec les erreurs : Carte vitale absente / Carte du professionnel de santé absente / Erreur inconnue.

Généralement, cela est dû à une mise en veille de vos lecteurs. Pour s’assurer du bon fonctionnement des lecteurs, suivez la procédure suivante : cliquez ici.

Pour supprimer une éventuelle poussière au niveau de la puce qui gênerait la lecture, un petit coup de nettoyage est peut-être nécessaire.

3 – Des erreurs liées au paramétrage des adresses de télétransmission

Pour bien configurer votre télétransmission, voici une procédure à suivre ou à transmettre à votre informaticien : cliquez ici

4 – Trop de FSE à envoyer d’un seul coup !

ASTUCE : Effectuez votre télétransmission quotidiennement en fin de journée, vous éviterez ainsi un trop plein potentiellement générateur de blocage.

Quels sont les motifs de rejets les plus fréquents ?

1- Une mise à jour comportant des évolutions tarifaires non effectuée peut engendrer un rejet lors de la télétransmission. Un mauvais tarif ou un mauvais code CCAM et le refus est inévitable.

2- [Sécurité lot erronée] Ce message veut dire que votre carte CPS est « obsolète » ! Délivrée automatiquement après votre inscription au Conseil national de l’Ordre des chirurgiens-dentistes (5 jours de délai en moyenne), votre carte CPS est valable 3 ans maximum. Elle est renouvelée automatiquement.

ASTUCE : Changez de carte CPS dès réception de la nouvelle.

3- Un ARL rouge peut survenir dans le cas où le retour de la CPAM prend plus de 48h.

Un ARL (accusé de réception logique) est un retour envoyé par la sécurité sociale pour confirmer ou non la bonne réception de chaque lot de FSE. Dans le cas où la télétransmission se fait sans erreur, l’ARL positif sera vert. En cas de problème, vous êtes averti par un ARL négatif rouge ou par l’absence d’ARL.

Un délai de réponse trop long peut générer un ARL rouge. Ceci n’est pas forcément un rejet mais en l’absence de réponse, l’ARL est considéré comme négatif par le logiciel.

Ce même cas peut survenir dans le cas où vous ne télétransmettez pas pendant 48h.

ASTUCE : Avant un départ en vacances, il est utile de réaliser une télétransmission à vide 1 à 2h après la dernière feuille envoyée pour récupérer vos ARL en cours.

4- Des erreurs de cotation pour les patients C2S

Pour les patients C2S, assurez-vous de coter les actes dans le panier de soin correspondant au statut C2S grâce au code couleur. Les actes qui entrent dans le panier de soin C2S sera grisé, contrairement au panier 100% santé (vert), RAC modéré (bleu) et libre (jaune).

Tous vos actes sont correctement paramétrés et saisis dans le bon panier de soin ? Vous n’avez plus qu’à générer votre feuille de soin et télétransmettre sans crainte.

De manière générale, il est important de vérifier attentivement les télétransmissions avant de les envoyer à la caisse d’assurance maladie pour éviter les rejets inutiles et minimiser les retards de paiement.

Nous vous aidons…

… grâce à notre logiciel

Indispensable pour réduire au maximum les rejets de télétransmission, Julie est un véritable partenaire dans la réalisation et le traitement des FSE. Parmi les fonctionnalités à votre service :

Le téléservice ADRi pour s’assurer des droits à jour du patient ;
Les notifications et messages qui vous guident dans l’assistant de saisie d’actes pour signaler toute erreur potentielle et inciter à la vérification de votre cotation ;
Insertion automatique des codes CCAM et suggestions d’actes en amont et en aval des actes sélectionnés pour s’assurer du bon calcul de facturation ;
Un module dédié au suivi du tiers-payant pour un traitement et un paiement rapide.

… grâce à nos dispositifs de formation

Pour éviter les rejets de télétransmission, la formation de vos équipes est la clé. Beaucoup de blocages / rejets sont générés par des erreurs humaines et peuvent être réduits voire évités grâce à une connaissance pointue de la réglementation et de votre logiciel.

La gestion du Tiers-Payant fait partie des thématiques de formation les plus demandées par nos clients. Un parcours e-learning est disponible pour vous aider à réduire les rejets et maitriser toutes les notions liées à la télétransmission. Obtenez un rendez-vous avec votre conseiller en remplissant ce formulaire.

… grâce à l’information que nous vous proposons

Manque de temps ou méconnaissance, il s’agit souvent également d’un manque d’information. Actualités logiciel, astuces d’utilisation, évolutions réglementaires, nous nous efforçons chaque jour de vous informer et vous fournir l’essentiel de l’actualité.

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