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Publié le 19/06/2020

Trucs et Astuces : 

Paramétrer vos types d’actes pour réserver des plages horaires dans votre agenda

Pour une organisation cabinet toujours plus maîtrisée, réservez des plages horaires dans votre agenda pour les types d’actes que vous souhaitez effectuer. Vous pouvez, par exemple, tenir compte de votre rythme et réserver vos débuts et fins de journées aux rendez-vous de courte durée, dits « d’urgence ou de contrôle », et vous prévoir des moments dans la journée pour des rendez-vous longs.

Mais avant cela, comment attribuer une couleur à vos types d’actes ? On vous l’explique.

Paramétrage de vos types d’actes

Depuis le module « Agenda » de votre logiciel, cliquez sur le menu déroulant « Paramétrer » puis sur « Types d’actes ». Une nouvelle fenêtre appelée « Affectation des couleurs aux types d’actes » s’ouvre : par défaut, votre logiciel vous propose une liste d’une quinzaine d’actes avec couleur et durée de soins d’ores et déjà paramétrées. Libre à vous de les personnaliser selon votre propre fonctionnement au cabinet.

Une fois ces derniers paramétrés à votre convenance, cliquez sur le bouton « Enregistrer » puis « Quitter ».

N.B : si plusieurs cabinets sont connectés au logiciel, vous avez la possibilité – pour une meilleure gestion de l’agenda – de copier votre liste de types d’actes dans l’agenda d’un autre cabinet. Pour cela, cliquez sur le bouton copier et, à l’ouverture de la nouvelle fenêtre, cochez le cabinet avec qui vous souhaitez partager votre paramétrage, et cliquez à nouveau sur le bouton « Copier ».

Paramétrage de vos zones d’actes dans l’agenda

Maintenant que vos couleurs d’actes sont définis, depuis l’agenda, dans le menu « Paramétrer », cliquez sur « Périodes d’actes ». Une nouvelle fenêtre s’ouvre : c’est ici que vous définissez des périodes réservées à certains actes.

Dans notre exemple, nous souhaitons réserver tous les lundis matin, de 9h à 12h à la pose de couronne céramique. Pour cela, cliquez sur le bouton « Ajouter » puis renseignez le jour, le créneau horaire, le fauteuil utilisé, le type d’actes effectué et enfin la fréquence pour laquelle vous souhaitez réserver cette zone d’acte dans votre agenda. Cliquez ensuite sur le bouton « Valider ».

Vous pouvez créer autant de plages horaires réservés à des actes que vous le souhaitez : ici, nous ajoutons un créneau horaire réservé aux consultations, tous les mardis après-midi, de 14h à 18h.

Maintenant que vos zones d’actes sont planifiées dans votre agenda, cliquez sur le bouton « Enregistrer ».

Affichage dans l’agenda

Afin de gagner du temps dans votre organisation, vous avez la possibilité, depuis le menu « Paramétrer » puis « Afficher le type d’acte de période au RDV inséré », d’indiquer automatiquement la nature de l’acte lors de la prise d’un rendez-vous dès lors que celui-ci se trouve sur une plage horaire réservée à un acte.

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