Modifié le 05/08/2020
Trucs et Astuces :
La saisie des articles
Pour ce « Trucs & Astuces » , on abordera la gestion de vos procédures quotidiennes avec un point sur la gestion de vos stocks.
Vous avez décidé de gérer vos stocks grâce à Julie ? Dans cette première partie, voyons ensemble comment saisir vos stocks.
Paramétrage de base de la gestion de stock
Depuis l’onglet « Gestion » de votre logiciel Julie, cliquez sur « Stock produits » dans le menu déroulant puis sur « Gestion du stock des produits ». À l’ouverture de la nouvelle fenêtre, rendez-vous dans « Paramétrage » : via l’onglet « Options », vous pouvez gérer l’ensemble de vos options dont, entres autres, la possibilité de préférer une gestion de stock en commun ou non avec les confrères de votre cabinet.
Créer un article
A l’ouverture de la nouvelle fenêtre, dans la partie haute, indiquez le code-barres de votre article (1), manuellement ou à l’aide d’une douchette.
N.B : si l’article n’en possède pas, laissez la case vide. Indiquez ensuite le nom de l’article (2), soit manuellement, soit à l’aide de la liste déroulante disponible via le bouton « Alt », puis la famille (3) et le fournisseur (4).
Dans l’onglet « Description article fournisseur», vous renseignez la forme du conditionnement (5) et éventuellement du sous-conditionnement, ceux-ci sont indispensables pour l’établissement des futures commandes (ici, nous indiquons qu’il s’agit d’une boîte) et combien d’articles sont présents dans ce dernier (6).
Choisissez après le fabricant de l’article (7) parmi la liste déroulante (bouton « Alt ») ou indiquez-le manuellement, puis renseignez la référence commande (8) : cela vous permettra de faire des commandes directement dans Julie.
Idem pour le « prix unitaire » (9) qui vous permettra, une fois indiqué, d’avoir une référence de prix. Une fois l’ensemble de ces informations renseignées, n’enregistrez pas immédiatement mais rendez-vous dans l’onglet « Saisie d’un lot en stock ».
Depuis la fenêtre principale, rendez-vous ensuite dans l’onglet « Lot en stock » puis « ENTRER les LOTS en STOCK » afin d’y intégrer votre stock.
Saisir vos lots en stock
Là vous devez saisir le n° de lot de votre article (10) (un seul et même numéro de lot peut correspondre à plusieurs boîtes), préciser la quantité (11), la date de fabrication (12) et la date de péremption (13)
(si inexistante, cochez la case « Sans date de péremption »). Ces dernières informations indiquées, vous pouvez alors cliquer sur le bouton
« Enregistrer lot » et quitter la fenêtre
Si vous souhaitez que Julie génère automatiquement une commande auprès du fournisseur lorsque que le stock de ce produit est bas, cliquez sur l’onglet « article fournisseur » (14). Double cliquez sur l’article souhaité et cochez en bas la case « Préparer une commande automatique au seuil minimum de … » (15) et indiquez le seuil auquel vous souhaitez être alerté (16) et la quantité à commander (17).
N.B : Si vous souhaitez entrer en stock un nouveau lot de cet article, il vous suffit de compléter à nouveau le n° de lot et la quantité avant de cliquer sur « Enregistrer lot ». S’il s’agit d’un nouvel article, cliquez sur « Nouvel article ». Une fois l’ensemble de vos articles recensés, vous les retrouverez alors via l’onglet « Articles » de votre fenêtre principale.
L’astuce ?
Soit vous décidez de faire un inventaire de vos stocks et de saisir l’ensemble de vos articles présents au cabinet, ce qui demande un peu de temps selon vos stocks, soit vous profitez d’une livraison et commencer à saisir au fur et à mesure vos articles quand vous les recevez. Cela vous permet de ne pas mobiliser trop de temps d’un coup. En revanche, vous aurez une période de transition avec une partie de vos stocks enregistrée et une autre non.
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