Publié le 19/06/2020
Trucs et Astuces :
La gestion intelligente et automatique des rendez-vous
Optimisez le nombre de rendez-vous honoré ! Zoom sur la gestion intelligente et automatique des rendez-vous avec le Smart Contact*.
Comment gérer efficacement ces interruptions dans votre planning et comment les éviter ?
Grâce à votre logiciel Julie et sa nouvelle fonctionnalité exclusive et unique vous automatisez les rappels de rendez-vous et activez la gestion de la liste d’attente en fonction des disponibilités et des annulations de dernière minute des patients.
Comment cela fonctionne-t-il dans votre logiciel ?
Julie a mis en place un système de rappel de rendez-vous automatique en 3 points de contact auprès du patient. Ces rappels de rendez-vous s’adaptent automatiquement en fonction de la date à laquelle votre patient obtient son rendez-vous.
1. Confirmation de rendez-vous :
2. Rappel de rendez-vous :
J-7, un sms de rappel est transmis automatiquement au patient. Vous optimisez le temps de votre assistant(e) qui n’a pas besoin d’effectuer les rappels par téléphone. Gagnez ainsi près de 2 h de gestion administrative par jour.
3. Gestion des annulations de dernière minute :
Pour optimiser la gestion des « trous » de dernière minute, 48 à 24 h avant, le système envoie un ultime sms avec la possibilité pour le patient de répondre. En cas de réponse négative, vous recevez alors une notification vous informant de l’annulation du rendez-vous. Ce dernier passera automatiquement en « excusé » dans votre agenda.
4. Remplissage via la liste d’attente :
À partir de ce moment, un processus automatique se lance afin de trouver un patient susceptible d’être intéressé par le créneau disponible. Le premier d’entre eux à valider le créneau reçoit un SMS de confirmation. Votre agenda est alors automatiquement mis à jour. Si un second patient de la liste d’attente répond « OUI » après que la proposition de rendez-vous ait déjà été confirmée par le 1er patient, il recevra un message l’informant que le rendez-vous est déjà réservé. Ce dernier restera toutefois dans votre liste d’attente en cas d’annulation d’un autre rendez-vous et correspondant à ses préférences (durée, urgence et disponibilité).
N.B : Le processus s’enclenche automatiquement, mais vous pouvez l’arrêter à tout moment, ou ne pas l’enclencher en cliquant sur « Arrêter le processus ».
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