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Publié le 19/06/2020

Trucs et Astuces : 

La gestion intelligente et automatique des rendez-vous

Optimisez le nombre de rendez-vous honoré ! Zoom sur la gestion intelligente et automatique des rendez-vous avec le Smart Contact*.

Comment gérer efficacement ces interruptions dans votre planning et comment les éviter ?

Grâce à votre logiciel Julie et sa nouvelle fonctionnalité exclusive et unique vous automatisez les rappels de rendez-vous et activez la gestion de la liste d’attente en fonction des disponibilités et des annulations de dernière minute des patients.

Comment cela fonctionne-t-il dans votre logiciel ?

Julie a mis en place un système de rappel de rendez-vous automatique en 3 points de contact auprès du patient. Ces rappels de rendez-vous s’adaptent automatiquement en fonction de la date à laquelle votre patient obtient son rendez-vous.

Le saviez-vous ?
Un cabinet dentaire subit 5 à 6 annulations de dernière minute par semaine.

1. Confirmation de rendez-vous :

Julie envoie une confirmation de rendez-vous au patient le jour de la prise de rendez-vous. Celui-ci permet d’être enregistrer dans le calendrier ou l’agenda mobile du patient.

2. Rappel de rendez-vous :

J-7, un sms de rappel est transmis automatiquement au patient. Vous optimisez le temps de votre assistant(e) qui n’a pas besoin d’effectuer les rappels par téléphone. Gagnez ainsi près de 2 h de gestion administrative par jour.

Le saviez-vous ?
Aujourd’hui, 80 % des SMS sont lus dans les 4 minutes suivant leur réception.

3. Gestion des annulations de dernière minute :

Pour optimiser la gestion des « trous » de dernière minute, 48 à 24 h avant, le système envoie un ultime sms avec la possibilité pour le patient de répondre. En cas de réponse négative, vous recevez alors une notification vous informant de l’annulation du rendez-vous. Ce dernier passera automatiquement en « excusé » dans votre agenda.

4. Remplissage via la liste d’attente :

À partir de ce moment, un processus automatique se lance afin de trouver un patient susceptible d’être intéressé par le créneau disponible. Le premier d’entre eux à valider le créneau reçoit un SMS de confirmation. Votre agenda est alors automatiquement mis à jour. Si un second patient de la liste d’attente répond « OUI » après que la proposition de rendez-vous ait déjà été confirmée par le 1er patient, il recevra un message l’informant que le rendez-vous est déjà réservé. Ce dernier restera toutefois dans votre liste d’attente en cas d’annulation d’un autre rendez-vous et correspondant à ses préférences (durée, urgence et disponibilité).

N.B : Le processus s’enclenche automatiquement, mais vous pouvez l’arrêter à tout moment, ou ne pas l’enclencher en cliquant sur « Arrêter le processus ».

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