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Trucs et Astuces : 

Gérer automatiquement les annulations de dernière minute

Optimisez le nombre de rendez-vous honorés et gérez efficacement les annulations de dernière minute !

Comment gérer efficacement ces interruptions dans votre planning et comment les éviter ? Grâce à votre logiciel Julie, vous pouvez automatiser les rappels de rendez-vous et activer la gestion de la liste d’attente afin de proposer le créneau d’un rendez-vous annulé à un autre patient. Tout cela sans aucune action de votre part !

Comment cela fonctionne-t-il dans votre logiciel ?

Un système de rappel de rendez-vous automatique en 3 points de contact auprès du patient est paramétrable. Ces rappels de rendez-vous s’adaptent automatiquement en fonction de la date à laquelle votre patient obtient son rendez-vous.

Le saviez-vous ?
Un cabinet dentaire subit 5 à 6 annulations de dernière minute par semaine.

1er point de contact : la confirmation de rendez-vous

Votre patient obtient son rendez-vous, Julie envoie une confirmation de rendez-vous le jour même. Pratique pour l’enregistrer dans le calendrier
ou l’agenda de son smartphone !

2ème point de contact : un rappel de rendez-vous à J-7 (ou timing de votre choix)

J-7 ou autre selon votre paramétrage, un sms de rappel est transmis automatiquement au patient. Vous optimisez le temps de votre assistant(e) qui n’a pas besoin d’effectuer les rappels par téléphone. Gagnez ainsi près de 2 h de gestion administrative par jour.

Le saviez-vous ?
Aujourd’hui, 80 % des SMS sont lus dans les 4 minutes suivant leur réception.

3ème point de contact : gestion d’une annulation de dernière minute

Pour optimiser la gestion des « trous » de dernière minute, 48 à 24 h avant, le système envoie un ultime rappel de rendez-vous par SMS avec la possibilité pour le patient d’infirmer sa présence. Le cas échéant, vous recevez alors une notification vous informant de l’annulation du rendez-vous. Ce dernier passera automatiquement en « excusé » dans votre agenda.

Un nouveau patient peut profiter du créneau libre grâce à la liste d’attente

En cas d’annulation, un processus automatique se lance afin de trouver un patient susceptible d’être intéressé par le créneau disponible. Le premier d’entre eux à valider le créneau reçoit un SMS de confirmation. Votre agenda est alors automatiquement mis à jour. Si un second patient de la liste d’attente répond « OUI » alors que la proposition de rendez-vous a déjà été acceptée par le 1er patient, il recevra un message l’informant que le rendez-vous est déjà réservé. Ce dernier restera toutefois dans votre liste d’attente en cas d’annulation d’un autre rendez-vous et correspondant à ses préférences (durée, urgence et disponibilité).

N.B : Vous pouvez arrêter ce processus à tout moment, ou choisir de ne pas l’enclencher en cliquant sur « Arrêter le processus ».

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